Anleitung zur Erhöhung des Datenschutzes bzw. der Privatsphäre in BigBlueButton

Hintergrund

In BigBlueButton (BBB) stehen Ihnen verschiedene Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung, um den Datenschutz bzw. die Privatsphäre in Ihren Konferenzen zu erhöhen. Je nach Situation kann eine unterschiedliche Konfiguration sinnvoll sein. So sollten vor allem die Kameras der teilnehmenden Studierenden ausbleiben und wirklich nur bei Bedarf aktiviert werden. Es reicht normalerweise, wenn die Studierenden Sie als Lehrenden sehen. Kamerastreams erzeugen sehr viel (unnötige) Last auf unseren Systemen.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die Einstellungen an den Räumen tätigen, die Rechte der Teilnehmenden einschränken und damit ein BBB-Meeting auf Ihre persönlichen Gegebenheiten anpassen.

Webzugriff

1. Zugang zum Dienst

Öffnen Sie einen Browser und geben Sie folgende URL https://meet.hwr-berlin.de in die Adressleiste ein. Die Anmeldung ist mit der Benutzerkennung der HWR Berlin möglich. Das ist die Kennung, die Sie für die Anmeldung am Hochschulnetz, Moodle oder E-Mail-Konto benutzen (der Benutzername ist nicht Ihre E-Mailadresse).


HINWEIS: Ein BBB-Meeting kann auch direkt in Moodle eingebunden werden. Dies bietet den Vorteil, dass nur die im jeweiligen Kurs eingeschriebenen Studierenden an der Konferenz teilnehmen können und diese mit Ihrem richtigen Namen der Sitzung beitreten. Hier finden Sie eine Anleitung zur Nutzung des BBB Moodle Plugins.

2. Bedienung des Dienstes

Raumeinstellungen ändern

Bei den über https://meet.hwr-berlin.de (1) erstellten Räume lassen sich Funktionen aktivieren, welche einen direkten Einfluss darauf haben, wie die Teilnehmenden der Konferenz beitreten. Zu diesen Einstellungen gelangen Sie, indem Sie auf der Startseite (2) die drei Punkte (3) rechts neben dem jeweiligen Meeting-Raum anklicken und Raumeinstellungen (4) wählen. Dort stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

  • Ändern des Raumnames.
  • Einsehen bzw. Ändern (5) des Zugangscodes. Bei der Nutzung des Startraumes wird dringend empfohlen, einen Raumzugangscode zu generieren.
  • (6) Stummschalten der Mikrofone beim Betreten. Die Teilnehmenden können diese dann selbstständig im Raum wieder aktivieren.
  • (7) Damit Personen den Raum betreten können, müssen diese erst von Ihnen freigegeben werden. Beim BBB Moodle Plugin wählen Sie dafür unter "Aktivitäts/Raum-Einstellungen" die Option "Warten auf Moderator/in".
  • Ist „Jeder Teilnehmer kann das Meeting starten" deaktiviert, bekommen die Teilnehmenden beim Betreten angezeigt, dass die Konferenz noch nicht begonnen hat und dieser dann automatisch bei Beginn betreten werden kann. Ist die Option aktiviert, startet das Meeting beim Betreten des ersten Teilnehmenden, auch ohne Ihre Anwesenheit. Ist die Funktion (7) eingeschaltet, so müssen alle Personen dennoch erst von Ihnen freigegeben werden.
  • Das Aktivieren der Option "Alle Nutzer nehmen als Moderator teil" ist nicht zu empfehlen. Alle Personen haben als Moderator dieselben Rechte wie Sie, d.h., dass Sie von den Teilnehmenden auch als Zuschauender zurückgestuft werden könnten. Alle könnten in diesem Fall auch das Meeting beenden.

Zum Übernehmen der getätigten Einstellungen klicken Sie auf "Raum aktualisieren".

Raumeinstellungen aufrufen

Raumeinstellungen vornehmen

Teilnehmerrechte einschränken

Sie können die Rechte der Teilnehmenden einschränken, um den Zugriff auf verschiedene Funktionen zu unterbinden - einschließlich des öffentlichen Chats, der Nutzung von Mikrofonen und von Webcams sowie den gemeinsamen Notizen. Im Folgenden finden Sie Beispiele für Situationen, in denen es möglicherweise Sinn ergibt, die Teilnehmerrechte einzuschränken:

  • Den privaten Chat sperren, um die verbale Teilnahme per Mikrofon zu fördern.
  • Deaktivieren Sie die Funktion zur Freigabe von Webcams, um die Teilnehmenden zu ermutigen, sich auf den Inhalt der Präsentation zu konzentrieren.
  • Freigegebene Notizen sperren, so dass nur Moderatoren diese einsehen können.
  • Bei der Aufzeichnung eines BBB-Meetings wollen Sie sicherstellen, dass so wenig wie möglich persönliche Daten von Personen zu sehen sind.

 

So schränken Sie die Rechte der Teilnehmenden ein

  • Betreten Sie den jeweiligen BBB-Raum.
  • (8) Klicken Sie auf der linken Seite des Sitzungsfensters auf das Zahnradsymbol neben der Teilnehmerliste.
  • (9) Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option "Teilnehmerrechte einschränken".
  • (10) Im daraufhin erscheinenden Fenster wählen Sie die Funktion(en) aus, die Sie sperren möchten. Sobald eine Funktion gesperrt ist, färbt sich die Status-Schaltfläche von grün zu rot.
  • Wenn Sie die Anpassung(en) vorgenommen haben, klicken Sie auf "Anwenden".

Um die Einschränkungen aller Teilnehmenden rückgängig zu machen, befolgen Sie die gleichen Schritte wie oben beschrieben und klicken Sie auf die Status-Schaltfläche, um die jeweilige Funktionen wieder freizugeben.


HINWEIS: Sie wollen verhindern, dass die Teilnehmenden die Webcams aller anderen Personen sehen? Dann sperren Sie die Funktion "Nur Moderatoren sehen Webcams". So stellen Sie sicher, dass die Teilnehmenden nur Ihre Webcam sehen. Sie aber haben trotzdem den Zugriff auf die Webcams aller Personen.

"Teilnehmerrechte einschränken" aufrufen

Teilnehmerrechte einstellen

So geben Sie nur einzelnen Teilnehmenden die Funktionen wieder frei

  • (11) Klicken Sie in der Teilnehmerliste auf der linken Seite des Sitzungsfensters auf den Namen der Person, die Sie entsperren möchten.
  • (12) Wählen Sie im Dropdown-Menü "[Name] freigeben".

Um die Freigabe einzelner Teilnehmenden rückgängig zu machen, klicken Sie wie oben beschrieben auf den Namen der Person und dann auf "[Name] sperren".

 

So regeln Sie den Zutritt der Teilnehmenden

Wenn Sie in den Raumeinstellungen die Option zur "Freigabe durch den Moderator …" (7) oder beim BBB Moodle Plugin "Warten auf Moderator/in" aktiviert haben, dann können Sie in der Teilnehmerverwaltung die Anzahl der wartenden Personen sehen. Klicken Sie auf die Schaltfläche (13), um den Teilnehmenden entweder einzeln oder allen zusammen das Betreten des Raumes zu erlauben.

Einzelnen Teilnehmenden die Funktionen wieder freigeben

Teilnehmerverwaltung

3. Video-Tutorial zu den beschriebenen Möglichkeiten

 

 

Im folgenden Tutorial können Sie sich die in der obigen Anleitung beschriebenen Möglichkeiten noch einmal als Video anschauen.


Hinweis: Auch wenn Sie allen Teilnehmenden die Mikrofonfunktion freigeben, ist es eine gute Vorgehensweise, die Personen sich selbst stumm schalten zu lassen, wenn sie gerade nicht sprechen. So ist sichergestellt, dass unerwünschte Geräusche und Töne andere Benutzer während der Sitzung nicht ablenken. Wenn es für einen Teilnehmenden an der Zeit ist zu sprechen, kann dieser die Stummschaltung aufheben, sprechen und sich im Anschluss wieder stummschalten.

 

Bildquellen

  • BBB Raumeinstellungen 01: Matthias Hoffmann
  • BBB Raumeinstellungen 02: Matthias Hoffmann
  • BBB Teilnehmerrechte einschränken 01: Matthias Hoffmann
  • BBB Teilnehmerrechte einschränken 02: Matthias Hoffmann
  • BBB Teilnehmerverwaltung 01: Matthias Hoffmann
  • BBB Teilnehmerverwaltung 02: Matthias Hoffmann