MS Teams für die Verwaltung

Was ist Microsoft Teams?

Aufgrund der derzeitigen Situation und der damit verbundenen Arbeit im Home Office stellt die IT Abteilungen ein weiteres externes Portal zur Zusammenarbeit mit anderen Kolleg/innen zur Verfügung. In Microsoft Teams können Sie verschiedene Bereiche (sogenannte Teams) nutzen, je nach Berechtigung auch Teams anlegen, um mit anderen Personen zusammenzuarbeiten.

Download der nachfolgenden Anleitung

Eine FAQ Liste finden Sie am Ende der Seite.

Anmeldung

Die Anmeldung erfolgt über die Webseite https://www.it.hwr-berlin.de/ms-teams
Die Anmeldung erfolgt mit Ihren HWR Benutzerdaten. Der Benutzername erhält den Suffix @hwr-berlin.de (tuechtig@hwr-berlin.de).

Beim Aufrufen der Webseite https://www.it.hwr-berlin.de/ms-teams werden Sie auf eine Seite weitergeleitet, die eine Einwilligungserklärung zur Nutzung von Microsoft Teams im Rahmen an der HWR Berlin beinhaltet. Wenn Sie die Einwilligung akzeptieren, werden Sie auf die Anmeldeseite von MS Teams weitergeleitet und nach Ihrem Benutzernamen gefragt.

Geben Sie den Benutzernamen wie folgt ein: benutzername@hwr-berlin.de und bestätigen Sie die Eingabe mit"'Weiter". Geben Sie dann Ihr HWR Benutzerpasswort ein. Nach der Anmeldung erfolgt eine weitere Abfrage. Bitte speichern Sie die Anmeldedaten aus Sicherheitsgründen nicht.

Im Anschluss daran öffnet sich MS Teams in Ihrem Browser.

 

Einwilligungserklärung
Einwilligungserklärung

 

Anmelden Schritt 1
Anmelden Schritt 1
Anmelden Schritt 2
Anmelden Schritt 2
Anmelden Schritt 3
Anmelden Schritt 3

 

Zugang

  • Es werden alle aktuellen Betriebssysteme
  • Der Zugriff erfolgt über den Browser (Chrome oder Edge)
  • Der Zugriff ist auch über die Desktop-App oder mobile-App möglich
  • Auf den HWR eigenen Geräten stellen wir die Teams als App zur Verfügung

Berechtigungen

Die Dokumentation erläutert die Nutzung von Microsoft Teams in folgenden Rollen:

  • Leitungsebene, Abteilungsleitung bzw. der Fachbereichsleitung
  • Mitarbeiter/in ohne Leitungsfunktionen

Die Rollen unterscheiden sich in ihrem Funktionsumfang.

  • Mitarbeiter/in : Mitglied in einzelnen Teams, Kommunikation und Zusammenarbeit mit anderen
  • Leitungsebene: Anlegen von Teams , Hinzufügen von Mitgliedern

Einsatz von Teams

  • Microsoft Teams eignet sich sowohl für die Teamarbeit als auch für die Zusammenarbeit in der Verwaltung
  • Ein Abteilungs- oder Teamsitzung kann in Form einer Videokonferenz durchgeführt werden.
  • Ebenso kann in kleineren Gruppen einer Abteilung oder der Fachbereichsverwaltung in einzelnen Kanälen ein gemeinsamer Austausch in Form in Text-, Audio- und Videoform stattfinden. Die Ergebnisse der einzelnen Gruppen können dann auch gemeinsam im präsentiert und diskutiert werden.
  • Sprechstunden mit einzelnen Personen oder ganzen Gruppen können innerhalb von Microsoft Teams abgehalten werden.

Funktionsumfang

  • Eine Reihe von Funktionalitäten sind in der derzeitigen Konfiguration von MS Teams nicht freigeschaltet.
  • Die E-Mail-Postfächer der Beschäftigten werden weiterhin auf dem lokalen Exchange-Server in der IT Infrastruktur der HWR Berlin liegen.
  • Eine Erweiterung von Funktionalitäten kann nur auf Basis der Lizenzvereinbarungen und der datenschutzrechtlichen Anforderungen erfolgen.

Funktionen

Den Menüpunkt Aktivität können Sie vernachlässigen Sie bei der Nutzung von MS Teams. Hier sehen Sie z.B. Ihre Kommunikation oder den Verlauf Ihrer Nutzung innerhalb von Teams.

Das Menü Chat bietet die Möglichkeit, mit einzelnen Personen einen Chat zu starten oder auch innerhalb eines Teams.

Unter dem Menüpunkt Teams sehen Sie alle Teams, denen Sie zugeordnet oder beigetreten sind. Je nach Berechtigung können Sie hier auch neue Teams erstellen.

Die Funktion Aufgaben steht derzeit nicht zur Verfügung.

Das Menü Anrufe ermöglicht Ihnen ebenfalls, Personen über die Teams zu kontaktieren. Da die Telefonanlage nicht mit MS Teams verbunden ist, ist ein Anruf auch nur über die Anwendung Teams möglich und nicht über die entsprechende Telefonnummer.

Aktivitität

 

 

Chat

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Chat und wählen „Neuer Chat“.
  • Einzelchats / Gruppenchats sind möglich.
  • Chats (Unterhaltungen) sind auch innerhalb der Kanäle möglich.
  • Innerhalb eines Chats können Teilnehmer per Audio- oder Videoanruf angerufen werden.
  • Anrufe aus einem Gruppenchat eröffnen eine Konferenz.
Chat 1
Chat 1
Chat 2
Chat 2

Anruf

  • Klicken Sie auf Anrufe und geben bei Anrufen den Namen des Gesprächspartners ein.
  • Videoanrufe sind möglich.
Anruf 1
Anruf 1

MS Teams für die Leitungsebene (Abteilungsleiter/in, Geschäftsführerin, Gruppenleitung)

Teams einrichten

Um ein neues Team (Verwaltungsteam) zu erstellen ... Gehen Sie auf den Menüpunkt Teams in der Menüleiste am linken Rand.

Sollten Sie das erste Mal angemeldet sein, werden Sie vermutlich kein Team sehen. Über Team erstellen, können Sie Ihr erstes Team zusammenstellen.

Sie werden nun aufgefordert, einen Teamtyp zu wählen. Wählen Sie den Teamtyp Mitarbeiter und vergeben Sie einen Teamnamen und ggf. eine zusätzliche Beschreibung für das Team.

Bezeichnen Sie das Team eindeutig, so dass die Abteilung oder der Fachbereich daraus ersichtlich wird und auch der Zweck. So ist es einfacher, die Teams zu pflegen und wenn erforderlich auch wieder zu löschen. Sie können das Team im privaten oder öffentlichen Modus erstellen. Wir empfehlen, den privaten Modus und das explizite Hinzufügen von Mitgliedern nur den Teamleiter aus datenschutzrechtlichen Gründen. Bestätigen Sie Ihre Eingabe nun mit "Weiter".

Sie können bei der Erstellung eines Teams bereits Mitglieder hinzufügen. Das kann auch später erfolgen.

Team erstellen
Team erstellen 1
Team erstellen 2
Team erstellen 2

Team erstellen 3

 

 

 

 

Ansicht des Teams

Das erste Team ist erstellt.

Teamansicht mit Team
Teamansicht mit Team

 

Auf der linken Seite sehen Sie alle von Ihnen erstellten Teams oder auch Teams, denen Sie hinzugefügt wurden.
Ein Team hat immer den sogenannten Allgemein Kanal. Sie können weitere Kanäle zum Austausch für ein Team anlegen.
Am unteren linken Rand im Menü Teams haben Sie immer die Möglichkeiten, die Funktionen dem Team beitreten oder ein Team erstellen erneut aufzurufen.
Über das Zahnrad-Symbol kommen Sie zu weiteren Einstellungen bzw. der Übersicht über Ihre Teams.

Teamübersicht
Teamübersicht
Team beitreten - erstellen
Team beitreten - erstellen
Team verwalten
Team verwalten

Sie sehen Ihr Team FB X und die Beschreibung.

Team Typ bearbeiten
Team Typ bearbeiten

Weiterhin wird ersichtlich, dass Sie Besitzer des Teams sind und das Team bisher ein Mitglied hat. Den Privat Modus erkennen Sie an dem Schloss Symbol. Über das Auge können Sie das Team ein/ausblenden. Über die drei Punkte können Sie die Einstellungen zum Team bearbeiten.

Teammitglieder auswählen

  • Sie tragen nun die Teilnehmenden direkt ein (nur Hochschulangehörige können ausgewählt werden)

oder

  • Sie wählen "Link zum Team erhalten" und teilen diesen Link entweder per E-Mail
  • nach Anklicken des Links durch die Teilnehmenden wird eine Anfrage generiert (sollte das Team nicht "öffentlich" sein)
  • Diese Anfragen müssen Sie einmalig bestätigen. (Sie können eine oder alle eingegangenen Anfragen gleichzeitig annehmen)

Über die drei Punkte neben dem Teamnamen lassen sich die Funktionen zum Bearbeiten des Teams aufrufen. Sie können das Team verwalten, weitere Kanäle und Mitglieder hinzufügen. Das Team bearbeiten, ggf. verlassen. Weiterhin ist es darüber möglich, den Link zu erstellen, über den Sie Mitglieder einladen könnten. Letztlich ist es auch möglich, das Team zu löschen.

Mitglied hinzufügen
Mitglied hinzufügen
Link zum Team erhalten
Link zum Team erhalten
Menü Team bearbeiten
Menü Team bearbeiten

Grundlegende Funktionen im Team

Hinweis: Es werden in Kürze weitere Dokumentationen dazu erstellt.

Im Kanal Allgemein haben Sie nun die Möglichkeit mit den Teammitgliedern zu kommunizieren. Sie können Unterhaltungen starten, Dateien bereitstellen und ein gemeinsames Notizbuch erstellen.

Wir müssen dringend darauf aufmerksam machen, dass sowohl die Datei als auch das Notizbuch nicht auf den Servern der HWR liegen, sondern in der Microsoft Cloud. Aus diesem Grund sollten Sie behutsam mit der Nutzung umgehen und hier keine zusätzliche Dateiablage erstellen.

Menüpunkt Beiträge

Im Bereich Beiträge können Sie ganz einfach innerhalb des Teams Nachrichten versenden, die alle Teammitglieder sehen können.

Beiträge
Beiträge

Den Text geben Sie im unteren Bereich in die Eingabezeile ein und bestätigen dies.

Textzeile
Textzeile

 

 

Menüpunkt Dateien

Unter dem Punkt Dateien können Sie den Dateien erstellen. Gehen Sie dazu auf Neu, wählen Sie einen Dateityp aus und vergeben Sie einen Dateinamen. Es öffnet sich der Texteditor und Sie können die Datei bearbeiten.

Dateien
Dateien
Texteditor
Texteditor

Alle Mitglieder können das Dokument sehen und Sie haben die Möglichkeit, Dateien gemeinsam zu bearbeiten. Hinweis: Beachten Sie aber bitte dringend die Empfehlungen unserer Datenschutzbeauftragten.

Menü Mitarbeiternotizbuch

Hierüber können Sie ein gemeinsames Notizbuch einrichten. Wie Sie diese Funktionen nutzen können, erklären wir in einer separaten Dokumentation.

Notizbuch
Notizbuch
Notizbuch Start
Notizbuch Start

 

 

 

Kanäle anlegen

  • Sie können in einem Team verschiedene Kanäle anlegen und so eine Strukturierung nach Themen oder Kleingruppe vornehmen
  • In jedem Kanal stehen alle Teams Funktionalitäten (Chat, Besprechung etc.) zur Verfügung.
Kanal hinzufügen
Kanal hinzufügen
weiterer Kanal
weiterer Kanal

Termineinladung in Outlook für Teams

Wenn Sie auf einem HWR Rechner arbeiten, wurde die MS Teams App installiert. Darüber entsteht eine Verbindung zwischen Outlook und MS Teams. Somit ist es möglich in Outlook eine MS Teams Besprechung zu erstellen. Öffnen Sie Ihr Outlook und gehen Sie auf den Kalender.

Teams Outlook
Teams Outlook

 

Sie sehen im oberen Menü nun auch die Funktion zu MS Teams.

Teamstermin Outlook
Teamstermin Outlook

Videokonferenz

  • Sie können zu jeder Zeit in ein Team und dort z.B. in den Kanal "Allgemeines" gehen und dort durch Klick auf das Kamerasymbol ein Meeting (Vorlesung, Seminar, Meeting, etc.) starten.
  • Alle Teammitglieder erhalten eine Benachrichtigung und können an der Besprechung teilnehmen.
  • Vereinbaren Sie am besten eine Zeit, um sich mit Studierenden zu einer Teams-Besprechung zu verabreden.

Sie sehen im unteren Bereich die Menüleiste. Nutzen Sie das Kamerasymbol, um die Videokonferenz zu starten.

Videokonferenz starten
Videokonferenz starten
Videokonferenz jetzt besprechen
Videokonferenz jetzt besprechen

Wenn die Videokonferenz läuft, sehen Sie im rechten Bildschirmbereich Kontakte. Hierüber können Sie weitere Personen einladen.

Videokonferenz Kontakte hinzufügen
Videokonferenz Kontakte hinzufügen

Videokonferenz durchführen

Bereiten Sie die Videokonferenz für sich inhaltlich vor. Versenden Sie vorab ggf. eine Agenda. Laden Sie die Teilnehmer ein und planen Sie für die ersten Videokonferenzen etwas mehr Zeit ein, damit die Teilnehmer ihre Technik entsprechend einrichten können und sich alle damit vertraut machen.

Funktionen während der Videokonferenz

Bildschirm teilen

Über das untere Menü erhalten Sie zusätzliche Informationen. Mit Hilfe der Menüleiste können Sie Ihren Bildschirm teilen. Somit können Sie Ihren Bildschirm komplett teilen oder nur eine Datei zur Verfügung stellen. Weitere Möglichkeiten, wie das Nutzen des Whitboards oder einer Powerpoint Präsentation werden wir in weiteren Dokumentationen erläutern.

Bildschirm teilen starten
Bildschirm teilen starten
Bildschirm teilen
Bildschirm teilen

 

Besprechungschat

Während einer Videokonferenz ist es auch möglich, zu chatten. Wenn Sie den Chat nutzen wollen, öffnen sich am rechten Bildschirm der Besprechungschat.

Besprechungschat aufrufen
Besprechungschat aufrufen

 

Besprechungschat Text
Besprechungschat Text

Besprechungsnotizen

Es ist ebenfalls möglich, Besprechungsnotizen zu nutzen. Diese Besprechungsnotizen finden Sie dann in Ihrem Team als zusätzlichen Reiter wieder.

Besprechungsnotiz
Besprechungsnotiz
Besprechungsnotiz Text
Besprechungsnotiz Text
Mitglied Besprechungsnotiz
Mitglied Besprechungsnotiz

MS Teams für die Mitarbeiter/innen

Wie finde ich meine Teams?

Nach der Anmeldung finden Sie die Teams, denen Sie bereits zugeordnet Sie unter dem Menüpunkt Teams im linken Menü.

Mitarbeiter Teams Übersicht
Mitarbeiter Teams Übersicht

Wenn Sie das Team öffnen, gelangen Sie in das Team und sehen entsprechende Inhalte.

Teamansicht Mitglied
Teamansicht Mitglied

Unter dem Menü Beiträge finden Sie die Kommunikation und den Verlauf, ob eine Besprechung gestartet wurde. Unter Dateien sehen Sie Datei, die hier angelegt wurden.

Teammitglied Dateien
Teammitglied Dateien

Wenn Sie in Videokonferenzen schon Besprechungsnotizen angelegt haben oder diese angelegt wurden, sehen Sue auch diesen Menüpunkt.

Mitglied Besprechungsnotiz
Mitglied Besprechungsnotiz

 

 

 

 

Hinweis:  Aus Datenschutzgründen sollte hier genau überlegt werden, welche Daten abgelegt werden. Der Speicherort ist kein HWR Server.

 

FAQ - Nützliche Fragen für alle Verwaltungsmitarbeiter/innen

  • In einem Team können verschiedene Kanäle anleget werden. So kann eine Strukturierung nach Themen oder Kleingruppe vorgenommen werden.
  • In jedem Kanal stehen alle Teams Funktionalitäten (Chat, Besprechung etc.) zur Verfügung.

weiterer Kanal Mitarbeiter
weiterer Kanal Mitarbeiter

Hier gibt es auch das Menü Beiträge und Dateien. Die Funktionen sind identisch mit den im Allgemeinbereich des Teams. Die Funktion Notiz steht derzeit nicht zur Verfügung.

Sie werden von dem Besitzer des Teams eingeladen und erhalten dann eine entsprechende Information und das Team wird in Ihrer Übersicht sichtbar.

Den Termin können Sie, wie jeden Termin in Outlook annehmen oder ablehnen. Es erfolgt dann ein Eintrag in Ihren Kalender mit entsprechenden Informationen.

Sie können mit Ihren Kolleg/innen am besten über die Chat Funktionen kommunizieren.

Sie können alle HWR Angehörigen in Teams finden und z.B. über einen Chat miteinander kommunizieren.

  • Es werden alle aktuellen Betriebssysteme (Windows, Mac, Linux, Android, iOS) unterstützt
  • Der Zugriff erfolgt über den Browser (Chrome oder Edge)
  • Der Zugriff ist auch über die Desktop-App oder mobile-App möglich
  • Auf den HWR eigenen Geräten stellen wir Teams als App zur Verfügung.

Sie benötigen ein Headset, um die Teilnehmer/innen zu hören und selbst sprechen zu können. Es eignen sich auch Kopfhörer, die mit einem Smartphone mitgeliefert wurden, falls Sie sich von der IT noch kein Headset besorgt haben.

Zusätzlich benötigen Sie eine Webcam, wenn Sie auch per Video an der Kommunikation teiulnehmen wollen. Hier können Sie eine externe Webcam nutzen oder auch die interne Webcam in dem bereitgestellten Notebook der HWR.

Zurzeit ist es in MS Teams nur möglich, die letzten vier Teilnehmer zu sehen, die aktiv an der Videokonferenz teilgenommen haben. Alle anderen sind am unteren Rand nur durch ihre Initialien sichtbar. Es werden immer die gesprächsaktiven Teilnehmenden angezeigt.

Nutzen Sie das Mikrofon Symbol im Menü am unteren Rand, um den Ton Ihres Mikrofones ein- und wieder auszuschalten.

Nutzen Sie die Videokamera im Menü am unteren Rand, um die Bildübertragung ein- und wieder auszuschalten.

Über den Hörer im Menü am unteren Rand können Sie die Videokonferenz wieder verlassen.