Zeitmanagement und psychische Belastungen im Zeitalter der Digitalisierung

Welche Rolle spielen psychische Belastungen bei Digitalisierungsprozessen und kann diesen mit einem geeigneten Zeitmanagement begegnet werden? 

Die zunehmende Digitalisierung sowie der Demografische Wandel stellen viele Kommunen vor eine große Herausforderung. Die sinkende Bevölkerungszahl der Bundesrepublik Deutschland, der steigende Altersdurchschnitt und die damit verbundene Geburten- und Sterbefallentwicklung aber auch technische Neuerungen und Veränderungen sind nur einige der Konsequenzen.

Aufgrund dessen wird auch von der öffentlichen Verwaltung eine optimale und kundenfreundliche Anpassung ihrer Abläufe und Dienstleistungen in Bezug auf moderne Kommunikations- und Informationstechniken erwartet um so bevorstehenden Veränderungen und Problemen – auch in Bezug auf die zur Verfügung stehenden Ressourcen – bestmöglich entgegenzuwirken.

Diese Herausforderungen müssen auch seitens der öffentlichen Verwaltung sehr ernst genommen werden, da diese unvermeidbar sind und Auswirkungen auf alle gesellschaftlichen Bereiche haben. Somit ist es vor allem in Hinblick auf eine bürgerfreundliche Verwaltung erforderlich, auf diese Herausforderungen optimal vorbereitet zu sein und so auch der Erwartungshaltung des Bürgers gerecht zu werden. Eine Vereinfachung und Modernisierung von Arbeitsabläufen sowie die Anpassung der Möglichkeiten heutiger Verwaltungsprozesse könnte daher nicht nur die Kundenfreundlichkeit der öffentlichen Verwaltung fördern, sondern auch eine geeignete Weiterentwicklung bestehender technischer Anwendungen im Hinblick auf den gesellschaftlichen Strukturwandel sowie die Digitalisierung unter Berücksichtigung zur Verfügung stehender finanzieller und personeller Mittel sein.

Insbesondere in Bezug auf Digitalisierungsprozesse, die über reine Planungszenarios hinaus initiiert sind, bedarf es sowohl auf Seiten der öffentlichen Verwaltung als auch auf politischer Ebene einer Anpassung an bereits eingetretenen Veränderungen durch adäquate Maßnahmen.

In vielen öffentlichen Verwaltungen ist die technische Entwicklung seit Mitte der 1990er Jahre immer weiter vorangeschritten. Der aktuelle Stand von beispielsweise E-Government ist aktuell recht weit ausgebaut, aber immer noch erweiterungsfähig. Nahezu alle Kommunen in Deutschland verfügen mittlerweile über eine eigene Internetseite sowie die Verfügbarkeit der elektronischen Kontaktaufnahme (E-Mail). Zudem besteht bei vielen Verwaltungen die Möglichkeit, Formulare online abzurufen, auszufüllen und abzusenden oder Termine zu vereinbaren.  Auch finden sich Anwendungsbeispiele zu E-Commerce-Ansätzen wie zum Beispiel Ausschreibungen, Steuer- und Zollverfahren. [Leiße, 2006, S. 425 ff.]

Dennoch ist ein eher verhaltener Umgang der Behörden mit den neuen technischen Möglichkeiten und der Digitalisierung im Allgemeinen bemerkbar. Die Gründe hierfür können auf verschiedene Faktoren zurückzuführen sein. Zunächst ist hier der Kostenpunkt anzuführen. Für viele Behörden stellt die Digitalisierung einen immensen Kostenpunkt dar, gerade in Zeiten angespannter Haushaltslagen. Ebenso kann die rechtliche Unsicherheit als ein mögliches Hemmnis angesehen werden da oftmals unklare rechtliche Anforderungen (z.B. Datenschutz) mit der Einführung neuer und unbekannter Techniken einhergehen. Zudem spielen auch fehlende Akzeptanz bei Bürgern oder Verwaltungsmitarbeitern selbst sowie der sich verschärfende Fachkräftemangel eine große Rolle. [Zeitschrift für öffentliches Management, 2017, S. 7f.]Unsere Gesellschaft steht vor den Herausforderungen von neuen technischen, ökonomischen und sozialen Entwicklungen. Um ein adäquates Handeln bei Verunsicherungen über diese technologisch induzierten Wechselwirkungen zu gewährleisten und zur politischen Teilhabe unter geänderten Bedingungen zu befähigen, sind neues medienkundliches Wissen und neue Fähigkeiten im Umgang mit digitalen Medien, medienkritisches Denken sowie medien­politische Urteilsbildung von großer Bedeutung. [Gapski, Oberle, Staufer, 2017, S. 17]

Bei dem dargestellten Kurzfilm handelt es sich um ein Video des schwedischen Unternehmens Ericsson. Der Ablauf und Aufbau des Videos verdeutlichen den Aspekt einer immer schneller und digitaler werdenden Gesellschaft sehr gut. „In a connected world, everything is possible. An extraordinary revolution is transforming our world. Real-time connectivity – from connected cars to personal wearables to smart grid technology – is fundamentally changing the way we innovate, collaborate, produce, govern and live sustainably.” (https://www.ericsson.com/en/networked-society)

Dieses Phänomen ist in allen gesellschaftlichen Bereichen ersichtlich und lässt sich auch problemlos auf die öffentliche Verwaltung übertragen. Weiter oben wurde bereits die fehlende Akzeptanz der Bürgerinnen und Bürger und auch der Verwaltungsmitarbeiterinnen und Verwaltungsmitarbeitern in Bezug auf neue technische Entwicklungen und E-Government beschrieben.

Es erscheint naheliegend, dass mit derartig komplexen, relativ sprunghaft eintretenden und kurzfristig stattfindenden Änderungen bei den Betroffenen Ängste und Befürchtungen hervorgerufen werden können. Nicht selten resultiert aus diesen Ängsten Widerstand. [Gourmelon, Groß, Seidel, 2014, S. 285 ff.]

Dieser Widerstand kann sowohl organisatorische als auch individuelle Ursachen haben. Oftmals mangelt es den Betroffenen an einem grundsätzlichen Problemverständnis, das heißt, sie sind der Auffassung, dass organisatorische Veränderungen nicht erforderlich seien. Jede Veränderung wird als drohende Beeinträchtigung empfunden da diese möglicherweise einmal gebildete Verhaltensgewohnheiten und Routinen nicht mehr erlauben könnte. Gewohntes und Vertrautes muss aufgegeben werden und einer neuen, zunächst undurchsichtigen Arbeitsorganisation weichen. Dieses Gefühl des Verlustes von Sicherheit spielt ebenfalls eine große Rolle. Bisher eingeübte Methoden führten über einen langen Zeitraum zum Erfolg und diese sollen nun ersetzt werden. Dies kann Frustration bei den Betroffenen auslösen, ohne dass ein Mehrwert von vorneherein erkennbar ist. [Gourmelon, Groß, Seidel, 2014, S. 285 ff.

Emotionen haben in diesem Zusammenhang ebenfalls eine große Bedeutung. Sie können sich in Form von Angst, Bedenken oder Befürchtungen äußern und resultieren aus der generellen Ungewissheit über die Konsequenzen des Wandels. [Gourmelon, Groß, Seidel, 2014, S. 285 ff.

(Abbildung 1: Dilbert Comic Strip, abrufbar unter http://dilbert.com/strip/2012-09-26)

Auch kann die mit der Digitalisierung einhergehende ständige Erreichbarkeit sowie die Menge an Informationsflut (z.B. durch Emails) zu einer erhöhten Belastung der Arbeitnehmer führen. Max Schrems, einem österreichischen Juristen und Datenschutzaktivist, ist dieses Problem bekannt. In einem Interview im Rahmen der ORF Sendung MATRIX im Dezember 2015 gibt er an, dass er nur für ein paar Tage sein Handy ausgeschaltet hatte und sich im Anschluss mit „bitterbösen Emails“ konfrontiert sah, warum er denn nicht zu erreichen gewesen wäre.[Max Schrems, 2015, Interview ORF]

Ähnliche Situationen sind auch in der öffentlichen Verwaltung zu beobachten. Etwa nach einem Urlaub oder sonstiger längerer Abwesenheit stehen die Beschäftigten oftmals nicht nur vor einem Berg an Posteingängen, sondern müssen sich ebenfalls mit einem überquellenden Email-Postfach beschäftigen. Die Mitarbeiter schaffen es dann nicht, die Emails innerhalb eines angemessenen Zeitraumes zu bearbeiten und müssen parallel dazu noch ihre eigentliche Arbeit erledigen (z.B. das Abarbeiten von Anträgen oder Terminsachen). Emails können und werden zu jeder Tages- und Nachtzeit geschrieben und versendet, unabhängig davon ob Wochenende oder Feiertag. Es kann daher sogar so weit kommen, dass die Mitarbeiter Angst vor der Rückkehr an den Arbeitsplatz nach einem Urlaub haben, da sie möglicherweise so viele Emails in ihrem Postfach vorfinden werden, dass sie tagelang mit der Abarbeitung beschäftigt sein werden. Dies alles kann bei den Betroffenen Stress und Druck auslösen und zu psychischen Belastungen führen. [Möhwald, 2017, Humanagement – Partner für Wandel und Innovation]

Zu einem ähnlichen Ergebnis kommt auch eine Studie des Deutschen Gewerkschaftsbundes (DGB). Es wurde insgesamt eine höhere Arbeitsbelastung und Arbeitsverdichtung bei den Befragten festgestellt. Zudem wurde von diesen angegeben, digitalisierungsbedingt oftmals gehetzter arbeiten zu müssen sowie mit einer Zunahme der gleichzeitig zu bewältigenden Arbeitsvorgänge konfrontiert zu sein. Knapp die Hälfte der Befragten gab an, sich in Folge der Digitalisierung am Arbeitsplatz stärker überwacht zu fühlen, vor allem durch die Führungskräfte. [DGB Index Gute Arbeit, 2016]

Arbeitsaufgaben und –prozesse, Produkte und Dienstleistungen ändern sich immer schneller und werden zugleich immer komplexer und kommen durch Globalisierung, Technisierung und steigende Ansprüche zustande. Diese steigenden Anforderungen können verstärkt zu Ängsten, psychischen Belastungen, Beanspruchungen und Beeinträchtigungen sowie Burnout, Süchten, Panikattacken, Depressionen, etc. führen. [Kastner, 2014, S. 102]

Doch nicht nur eine stetige und fatalistische Anpassung seiner eigenen Lebensführung an eine erwartete Form oder neue vorgegebene Richtlinien kann krank machen. Auch das Bewusstsein einer möglichen ständigen Überwachung durch Vorgesetzte oder technische Programme bietet hierzu Anlass. Mitarbeiter des Online-Versandhändlers Amazon berichten von einem erhöhten Druck durch die ständige Überwachung ihrer Wege mittels GPS. Als Folge geben auch sie psychische und körperliche Schäden an. [Selke, 2014, S. 206 ff.]

Einst als Utopie und Hoffnungsträger gefeiert, wird die Digitalisierung heute somit von vielen Ängsten und Zweifeln begleitet. Die neuen Technologien werden nämlich nicht nur von Bürgern und Demokraten genutzt, sondern selbstverständlich auch von Monopolkonzernen wie Amazon, Geheimdiensten und Diktatoren. [Kreye, 2016, S. 4] Auch Sue Halpern, Autorin und Journalistin, ist sich der Gefahren dieses Wandels bewusst: „But while we were having fun, we happily and willingly helped to create the greatest surveillance system ever imagined, a web whose strings give governments and businesses countless threads to pull, which makes us…puppets. The free flow of information over the Internet (except in places where that flow is blocked), which serves us well, may serve others better. Whether this distinction turns out to matter may be the one piece of information the Internet cannot deliver.“[Halpern, 2013, S. 9]

Die Angst vor etwas Neuem und möglichen Risiken spielt eine zentrale Rolle in diesem Zusammenhang. Hieraus kann die Sehnsucht nach Kontrolle erwachsen bzw. sich ein regelrechter Sicherheits- und Kontrollwahn entwickeln da einem immer mehr zugemutet wird. Selke geht hier sogar von einer individualisierten Schuldzuweisung aus. Hierdurch steige der Druck auf den Einzelnen, alles richtig zu machen und sich selbst zu kontrollieren und zu optimieren. Dies alles seien jedoch auch verständliche Reaktionen auf die gefühlten Bedrohungen unserer Gesellschaft. [Selke, 2014, S. 276 f.]

In diesem Zusammenhang stellt sich nun die Frage, welche Möglichkeiten es gibt, den Bedenken und Belastungen aber auch den möglichen Widerständen der Beschäftigten in Bezug auf die Digitalisierung zu begegnen und welche Rolle hierbei ein geeignetes Zeitmanagement spielt.

(Abbildung 2: Karikatur Cartoon, abrufbar unter http://www.karikatur-cartoon.de/cartoons/zeitmanagement-und-stress.htm)

Die Digitalisierung verändert die Anforderungen sodass es hier der Änderung des individuellen Zeitmanagements bedarf. Eine der größten Herausforderungen in diesem Zusammenhang ist daher wohl das Zurechtkommen mit dem Überangebot an Informationen sowie das Bewusstsein der veränderten Wahrnehmung und Verarbeitung von diesen Informationen. Die Vielzahl an Technologien wirkt sich daher auch auf die Aufmerksamkeit des Einzelnen aus und sich auf die Arbeit zu konzentrieren fällt den meisten immer schwerer. Ein geeignetes Mittel, um die Aufmerksamkeit so zu steuern, dass nicht zu viele Reize der Umgebung auf einen einwirken, könnte zunächst ein aufgeräumter Schreibtisch, Desktop oder das Email-Postfach sein. Selbstverständlich besteht darüber hinaus auch die Möglichkeit, alle nicht ständig erforderlichen Programme auf dem PC in festen Zeiträumen zu deaktivieren, auch das Email-Postfach. [Maas, Working Office, 2017]

Im Gegenzug bietet sich für das Überprüfen der Emails ein vorher festgelegtes Zeitfenster an, z.B. drei Mal am Tag. Nur in dieser Zeit werden Emails bearbeitet und so der Zeitverlust durch permanente Störungen bei Eingang einer neuen Email verringert. Möglich wäre ebenso der Hinweis im Abwesenheitsassistenten, dass Emails nach der Rückkehr aus dem Urlaub o.ä. nicht gelesen werden und dass sich der Sender der Email so eine Alternative überlegen muss, wie er mit seinem Anliegen umgeht bzw. woher er die angefragten Informationen bekommt. Nach einem erholsamen Urlaub kann der Posteingang so gelöscht werden. [Möhwald, 2017, Humanagement – Partner für Wandel und Innovation] Diese Möglichkeit bietet sich jedoch nur an, wenn die Arbeit und das Umfeld es zulässt und eignet sich nicht für jedes Berufsfeld.

Die angeführte Informationsüberlast und Komplexität sowie die permanente Verfügbarkeit verbunden mit dem drastisch steigenden Wissen in den meisten Berufen stellen somit enorme Anforderungen an den Einzelnen dar.  Es besteht die Gefahr der Überforderung. Die motorischen und mentalen Leistungen verschlechtern sich, ebenso wie das Sozialklima. Um nun diesen Anforderungen adäquat zu begegnen, sollte man sich daher zunächst bewusst sein, dass sich nicht nur die Leistungsverdichtung anforderungssteigernd auswirkt, sondern auch mögliche wachsende Nebenaufgaben, wie z.B. Projektgruppenarbeit. Es empfiehlt sich, die Anforderungen immer je nach Kapazität der Person zu dosieren, so dass diesen auch mit dem entsprechenden Energieeinsatz begegnet werden kann. [Kastner, 2014, S. 104 f.]

Daher ist die Organisation eines passenden Zeitmanagements von enormer Bedeutung um sich bei der Vielzahl der sich ständig beschleunigenden und wandelnden Möglichkeiten nicht zu verzetteln und den Überblick zu verlieren. Quellen der Ablenkung zu minimieren, das Einplanen fester Zeiten sowie richtiges und vernünftiges Priorisieren der Aufgaben stellen hier mögliche Lösungsvorschläge im Umgang mit den beschriebenen Anforderungen dar. [Maas, Working Office, 2017]

Sollten Anforderungen und Bewältigungsmöglichkeiten jedoch diversieren, können sich typische Muster für psychische Störungen wie Burnout oder Depressionen ergeben, das Ideal eines leistungsfähigen und gesunden Mitarbeiters erscheint so immer unerreichbarer. [Kastner, 2014, S. 287]

Eine große Berücksichtigung sollte in diesem Zusammenhang auch das Work-Life-Balance Modell von Kastner (2014) finden. Hier geht es um langfristige Balancen zwischen den Belastungen und Anforderungen einerseits sowie den Ressourcen eines Mitarbeiters andrerseits. Die gegenseitige Abhängigkeit dieser beiden Faktoren ist hier Voraussetzung. Ein Übergewicht auf der Seite der Belastungen und Anforderungen bedeutet demzufolge, dass diese nicht bewältigt werden können wohingegen ein Übergewicht der Ressourcen bedeutet, dass diese nicht angemessen genutzt und gebraucht werden. Hier sind insbesondere auch Führungskräfte gefragt, eine adäquate Work-Life-Balance aus Anforderungen und Belastungen sowie Ressourcen der Mitarbeiter zu unterstützen sowie darüber hinaus auch Ressourcen zu stärken, so dass höhere Anforderungen auch bewältigt werden können und eine dauerhafte insbesondere psychische Gesundheit erhalten bleibt. [Kastner, 2014, S. 106 u. 289] Mitarbeiter sind keine Kostenfaktoren oder Mängelware, sie sind die zentrale Quelle der Wertschöpfung. [Badura, 2017, S. 6]

(Abbildung 3: Work-Life-Balance-Wippe nach Kastner, 2014, S. 106)

Die Kunst, seine Zeit nach den eigenen oder durch andere definierte Vorstellungen sinnvoll zu nutzen, macht ein wirkungsvolles Zeitmanagement aus. Jedoch wird beispielsweise das klassische Planen seines Tagesablaufs im Vorfeld immer schwieriger. Oftmals wissen Mitarbeiter gar nicht, was sie an einem Arbeitstag genau erwartet. Trotz Planung und Priorisieren erwarten sie kurz nach Arbeitsbeginn wichtige E-Mails oder Telefonate und es gibt andere dringende Aufgaben, die der Erledigung bedürfen. Der enorme Druck und die gewachsene Komplexität lassen sich nämlich nicht mit speziellen Techniken bewältigen. Entscheidend ist hierbei vor allem die innere Haltung, mit welcher die Mitarbeiter alldem begegnen. Die Aufmerksamkeit bedarf einer bewussteren Steuerung, es muss sich auf die wichtigen Dinge konzentriert werden und ein gewisses Maß an Flexibilität ist ebenfalls erforderlich.

Zukünftig wird demzufolge nicht nur eine gute Leistungserbringung das Ziel sein, sondern eben auch, dabei gesund zu bleiben. [Baus, 2015, S. 5 ff.]  Zudem müssen soziale Fähigkeiten bewahrt werden, da nur so auf gesundheitliche Risiken der nach Kriterien der Leistung und Optimierbarkeit organisierten Gesellschaft angemessen reagiert werden kann. Die erschöpften und gestressten Individuen sollen wieder als das gesehen werden was sie sind – als Menschen. [Selke, 2015, S. 86] Es wird daher Zeit für ein ganzheitliches Selbstmanagement. [Baus, 2015, S. 5 ff.]

 

 

 

 

Literatur- und Quellenverzeichnis

[1] Vgl. Leiße, O.: Bürgerorientierung der Verwaltung. In: Leiße, O., Buhl, T., Leiße, U.-K., Berger, U.: Psychologie und Soziologie – Lehr- und Lernbuch für die Verwaltung, Oldenbourg Wissenschaftsverlag GmbH, 2006, Teil IV, S. 425 f.

[2] Public Management, Zeitschrift für öffentliches Management; Digitale Verwaltung; Herbst/Winter 2017; S. 7f.

[3] Gapski, Oberle, Staufer; Medienkompetenz bpb, Bundeszentrale für politische Bildung, 2017, S. 17

[4] Gourmelon/Mroß/Seidel – Management im öffentlichen Sektor; 2014, 2. Auflage; rehm Verlag; S. 285ff.

[5] Ebd.

[6] Ebd.

[7] Interview mit Max Schrems, ORF „Matrix“ Dezember 2015, abrufbar in Moodle, aufgerufen am 03.01.2018

[8] Humanagement – Partner für Wandel und Innovation, 2017,: http://www.humanagement.de/news-wissen/humanagement-blog/zeitmanagement-20-probleme-die-wir-vor-15-jahren-noch-nicht-kannten, aufgerufen am 11.01.2018

[9] DGB Index Gute Arbeit, Der Report 2016: Wie die Beschäftigten die Arbeitsbedingungen in Deutschland beurteilen, http://www.dgb.de/themen/++co++e876231e-a4e6-11e6-a942-525400e5a74a, aufgerufen am 04.01.2018

[10] Kastner, Michael; Umgang mit Belastungen in: „Führung von Mitarbeitern“; von Rosenstiel, Lutz, Regnet, Erika, Domsch, Michael (Hrsg.); 7. Auflage, Schäffer-Poeschel Verlag Stuttgart, 2014, S. 102

[11] Selke, Stefan: Lifelogging – wie die digitale Selbstvermessung unsere Gesellschaft verändert; Econ Verlag, Berlin 2014, S. 206 – 222

[12] Kreye, Adrian: Wie alles begann in: Süddeutsche Zeitung, 06.08.2016, S. 4; abgerufen in Moodle am 08.01.2018

[13] Halpern, Sue: „Are We Puppets in a Wired World?“ New York Review of Books Vol 60, Nr. 17, 7. November 2013: S. 9; abgerufen in Moodle am 09.01.2018

[14] Selke, Stefan: Lifelogging – wie die digitale Selbstvermessung unsere Gesellschaft verändert; Econ Verlag, Berlin 2014, S. 276 f.

[15] Maas, Rüdiger und Maas, Hartwin: Working Office – Wo bleibt die Zeit? Entschleunigung in der Digitalisierung, 04.04.2017; https://www.workingoffice.de/life/artikel/article/wo-bleibt-die-zeit-entschleunigung-in-der-digitalisierung.html abgerufen am 23.01.2018

[16] Humanagement – Partner für Wandel und Innovation, 2017,; http://www.humanagement.de/news-wissen/humanagement-blog/zeitmanagement-20-loesungsvorschlaege-zu-problemen-die-wir-vor-15 (aufgerufen am 23.01.2018)

[17] Kastner, Michael; Umgang mit Belastungen in: „Führung von Mitarbeitern“; von Rosenstiel, Lutz, Regnet, Erika, Domsch, Michael (Hrsg.); 7. Auflage, Schäffer-Poeschel Verlag Stuttgart, 2014, S. 104 f.

[18] Maas, Rüdiger und Maas, Hartwin: Working Office – Wo bleibt die Zeit? Entschleunigung in der Digitalisierung, 04.04.2017; https://www.workingoffice.de/life/artikel/article/wo-bleibt-die-zeit-entschleunigung-in-der-digitalisierung.html abgerufen am 23.01.2018

[19] Kastner, Michael; Psychische Beeinträchtigungen und Burnout in: „Führung von Mitarbeitern“; von Rosenstiel, Lutz, Regnet, Erika, Domsch, Michael (Hrsg.); 7. Auflage, Schäffer-Poeschel Verlag Stuttgart, 2014, S. 287

[20] Kastner, Michael; Psychische Beeinträchtigungen und Burnout in: „Führung von Mitarbeitern“; von Rosenstiel, Lutz, Regnet, Erika, Domsch, Michael (Hrsg.); 7. Auflage, Schäffer-Poeschel Verlag Stuttgart, 2014, S. 106 u. 289

[21] Badura, Bernhard (Hrsg.): Arbeit und Gesundheit im 21. Jahrhundert – Mitarbeiterbindung durch Kulturentwicklung; Springer Gabler Berlin, 2017, S. 6

[22] Baus, Lars: Selbstmanagement: Die Arbeit ist ein ewiger Fluss – Gelassener arbeiten und besser leben; Springer Gabler Wiesbaden, 2015, S. 5 ff.

[23] Selke, Stefan: Lifelogging oder: Der fehlerhafte Mensch; Blätter für deutsche und internationale Politik 05/2015; S.86, abgerufen in Moodle am 23.01.2018

[24] Baus, Lars: Selbstmanagement: Die Arbeit ist ein ewiger Fluss – Gelassener arbeiten und besser leben; Springer Gabler Wiesbaden, 2015, S. 5 ff.

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2 Kommentare zu Zeitmanagement und psychische Belastungen im Zeitalter der Digitalisierung

  1. Bennet B. sagt:

    Der Blog greift ein viel beobachtetes Problem der öffentlichen Verwaltung auf. Ich möchte an zwei Punkten ansetzen und das Thema vertiefen.
    Der erste Ansatzpunkt ist der Widerstand gegen Veränderungen, der zweite die Rolle des Zeitmanagements.
    Berner sieht den Grund für die Erfindung des Change Managements darin, „dass Menschen lebhaften Anteil an dem nehmen, was mit ihnen und um sie herum geschieht“ (1).
    Veränderungen lösen bei Menschen Emotionen aus. Das eine wichtige Gefühl ist bekannt, es ist die Angst. Das andere Gefühlt ist die Reaktanz, „eine Mischung aus Unwillen, Abwehr und Trotz, und das zur Verteidigung oder Wiederherstellung der bedrohten persönlichen Handlungsfreiheit motiviert“ (2).
    Menschen überprüfen Veränderungen ihrer Umgebung instinktiv auf die Bedrohlichkeit hin. Die Bedrohung wird dann hinsichtlich der Fähigkeit bewertet, der Bedrohung durch entsprechende Abwehrstrategien Herr zu werden (3).
    Reaktanz dagegen beschreibt das menschliche Bedürfnis, verloren gegangene oder bedrohte Handlungsspielräume wiederherzustellen (4). Veränderungsvorhaben mit einer hohen wahrgenommenen Bedrohlichkeit lösen entsprechende Angstzustände aus. Zielen Veränderungsvorhaben auf die Veränderung von Verhalten und Einstellungen, löst das Reaktanz aus. Die Diskussion von Leitbildern oder über Veränderungen der Organisationskultur sind Maßnahmen, die solche Verhaltensänderungen zum Ziel haben, aber als wenig bedrohlich eingeschätzt werden und damit eher mit Desinteresse aufgenommen werden. Kostensenkungsprogramme werden dagegen als bedrohend wahrgenommen und lösen Angst und auch Widerstand aus (5).
    Als Einflussfaktoren für eine Veränderungsprojekte beschreibt Berner die Wahrnehmung früherer Veränderungsprojekte (Vorgeschichte), die mit der Bewerung dieser Projekte bewirkte Veränderungsbereitschaft und interne Machtverhältnisse (6).
    Ein besseres Zeitmangement kann in vielen Fällen helfen. Allerdings ist Zeitmanagement ein Mittel der Selbstorganisation und wird auch als Persönliche Arbeitstechnik (PAT) beschrieben (7): „PAT hilft jedem, der arbeitet und dabei über mindestens einen Teil seiner Zeit selbst verfügt“ (8). Sich die Bedeutung der Zeit für das eigene Leben klarzumachen, ist der erste Schritt: „Zeit ist unwiederbringlich. Zeit ist nicht Geld. Zeit ist Leben.“ (9)
    Zeitmanagement ist Voraussetzung für die Balance zwischen den vier Polen Beruf und Leistung, Familie und soziale Kontakte, Gesundheit, Sinn und Werte (10).
    Wer sich sein Zeitmanagement entwickeln will, muss sich im Klaren darüber werden, was für einen selbst wesentlich ist. Das Führen von persönlichen Arbeitsaufzeichnungen, die Ermittlung von Zeitdieben, das Erforschen des eigenen Wertesystems, die Entwicklung einer Vision für die eigene Zukunft, die Beschreibung persönlicher Ziele und die Entwicklung von Strategien sind grundlegende Bausteine eines solchen Systems (11). Das macht allerdings deutlich, dass ein grundlegender Einstieg in ein Zeitmanagement für den Einzelnen eine riesige persönliche Herausforderung darstellen dürfte. Die andere Frage liegt ebenfalls nahe: Welche Gestaltungsräume bei der Arbeit habe ich aktuell überhaupt? So betonen die Autoren beim Zeitmanagement die Bedeutung des Delegierens (12). Dann müsste auch jemand verfügbar sein, auf den ich delegieren kann.
    Ja, Zeitmanagement kann helfen. Selbstorganisation kann jedoch die Verantwortung von Führungskräften aller Ebenen zur Organisation ihrer jeweiligen Verantwortungsbereiche nicht ersetzen. Stehen jedoch zunächst Stellenpläne, Arbeitsplatzbeschreibungen und Stellenbewertungen und nicht eine angemessene Arbeitsverteilung im Fokus behördlicher Organisationstätigkeiten und ist „ Par Ordre du Mufti“ die bevorzugte Change-Management-Methode, wird sich voraussichtlich nichts Grundlegendes ändern.

    Fußnoten
    Berner, Change! 15 Fallstudien zu Sanierung, Turnaround, Prozessoptimierung, Reorganisation und Kulturveränderung, S. 12
    Ebd., S. 13
    Ebd., S. 14
    Ebd.
    Ebd., S. 17
    Ebd., S. 17-24
    Ochsner, Persönliche Arbeitstechnik.
    Ebd., S. 10
    Seiwert, Noch mehr Zeit für das Wesentliche.
    Ebd., S. 21-23
    Ebd., S. 26-83
    Ebd., S. 125-128

    Literaturverzeichnis
    Berner, Winfried. Change! 15 Fallstudien zu Sanierung, Turnaround, Prozessoptimierung, Reorganisation und Kulturveränderung. Reihe systemisches Management. Stuttgart: Schäffer-Poeschel, 2010.
    Ochsner, Martin. Persönliche Arbeitstechnik: Zeit- und Selbstmanagement als Weg zum bewussteren, produktiveren Leben und Arbeiten. 2. Aufl. Der Organisator 8. Giessen: Schmidt, 1994.
    Seiwert, Lothar. Noch mehr Zeit für das Wesentliche: Zeitmanagement neu entdecken. Kreuzlingen: Hugendubel, 2006.

  2. Botilda B. sagt:

    Der Artikel verbindet in sehr ambitionierter Form die Themen Digitalisierung (am Beispiel von E-Government), psychische Belastungen und Zeitmanagement. Die Wahl des Beispiels E-Government finde ich besonders interessant vor dem im Artikel auch erwähnten Hintergrund, dass der Umgang deutscher Behörden mit neuen Technologien und Digitalisierung im Allgemeinen immer noch eher verhalten ist. Dies wird ganz aktuell auch vom Bericht der Europäischen Kommission zum „European Digital Single Market“ aus dem Jahr 2017 bestätigt. Dabei erreicht Deutschland im Bereich der öffentlichen IT-Services tatsächlich nur Platz 20 im Vergleich der 28 europäischen Mitgliedsstaaten. Überspitzt könnte man also fragen: „Sind wir schlecht in E-Government, weil wir davon überfordert sind oder sind wir von E-Government überfordert, weil wir es nicht richtig machen?“ Als Gründe für diese Zurückhaltung gegenüber Digitalisierung werden im Blogartikel zutreffenderweise die Finanzierung und die Akzeptanz durch Bürger und Verwaltungsmitarbeiter genannt. In Deutschland darf man wohl aber auch den Föderalismus nicht vernachlässigen, der der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung zwar nicht grundsätzlich im Wege steht, sich in der digitalen Kommunikation zwischen Kommunen, Bundesländern und Bund jedoch nicht selten als Hindernis erweist, das es zu überwinden gilt. (Heuermann et al, 2018, S. 122-124)
    Im Blog werden zahlreiche Aspekte zum Thema herangezogen: Digitalisierung im Allgemeinen, E-Government, Ursachen von Überforderung bei der Einführung neuer technischer Entwicklungen und die daraus resultierenden Konsequenzen und letztendlich ein verbessertes Zeitmanagement als Lösungsansatz. Ein effektives Zeitmanagement ist in der Netzwerkgesellschaft nicht nur im beruflichen Umfeld sondern auch im privaten Bereich für jeden Einzelnen notwendig geworden, um nicht die Kontrolle über die Ressource Zeit zu verlieren und in einen permanenten Zustand emotionaler Überforderung zu geraten. (Anda et al, 2012, S. 92) Am Arbeitsplatz kommt dem Arbeitgeber hier aber eine besondere Verantwortung zu. So fordert das Arbeitsschutzgesetz seit Ende 2013 explizit die Berücksichtigung psychischer Belastungen bei der Beurteilung eines Arbeitsplatzes. (GDA)
    Es ist festzustellen, dass sich der medizinische Sektor um einige Krankheitsbilder infolge der Digitalisierung und der damit einhergehenden Informationsflut erweitert hat. So sprachen Ärzte in Südkorea 2007 zum ersten Mal von der „digitalen Demenz. Dabei kommt es infolge von übermäßigem Konsum digitaler Informationen zu Gedächtnis-, Aufmerksamkeits- und Konzentrationsstörungen sowie einer emotionalen Verflachung und Abstumpfung. (Hildebrandt, 2018, S. 981) Da dies den Staat in Zukunft vor steigende Kosten stellen wird, wird sich die Politik weiterhin ihrer Verantwortung nicht entziehen können, Arbeitnehmer präventiv zu unterstützen und zu stärken.
    Der Artikel stellt einige sehr interessante Lösungsansätze dar. Attraktiv scheint dabei der Ansatz der Abwesenheitsnachricht, die darauf hinweist, dass die Emails auch nach der Rückkehr aus dem Urlaub nicht gelesen werden. Dadurch belässt man die Bringschuld beim Absender und kann tatsächlich nach einer Abwesenheit sozusagen „von Null anfangen“. Ob dies in der Praxis Arbeitgeber zulassen, sei dahingestellt. Vor allem in der öffentlichen Verwaltung wird es wohl keine Anwendung finden.

    R. Heuermann et al. (Hrsg.): „Digitalisierung in Bund, Ländern und Gemeinden“, Berlin, 2018, S. 122-124
    B. Anda et al (Hrsg): „SignsBook – Zeichen setzen in der Kommunikation“, Wiesbaden, 2012, S. 92
    http://www.gda-psyche.de/DE/Handlungshilfen/Gefaehrdungsbeurteilung/inhalt.html, zugegriffen am 18.02.2018
    A. Hildebrandt, W. Landhäußer (Hrsg.), „CSR und Digitalisierung“, 2018, S. 981

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