Abb. 1: Taschenuhr (Quelle: pixabay.com)

Seitdem  ich denken kann, bin ich auf der Suche, auf der Suche nach der Lösung für besseres Zeitmanagement und produktiveres Arbeiten. Während andere schon aufstöhnten, wenn wieder eine neue Veranstaltung zu dem Thema Zeitmanagement angeboten wurde, flammte in mir die Hoffnung auf, endlich die eine Methode zu finden. Doch eine perfekte Lösung zum Kontrollieren der Zeit habe ich noch nicht gefunden, die wird es wahrscheinlich auch nicht geben. Gerade in der heutigen Gesellschaft beklagen sich viele Menschen über Zeitmangel, Stress und Hektik und auch hier im Blog wurde dieses Thema schon einige Male aufgegriffen. Eine vorgestellte Methode ist zum Beispiel das pomodoro-Prinzip. In diesem Sinne stelle ich meinen „Tomatentimer“ und die Suche im Netz nach einer neuen Idee beginnt.

Und im Internet findet man auch so einige, um nicht zu sagen unzählige, Ideen, Methoden, Apps und Tools zum Management der Zeit. Neben bekannten Anwendungen, wie Evernote, Dropbox und Onenote, sind auch viele andere interessante Apps und Tools dabei, womit das Arbeiten leichter, schneller und produktiver gehen soll. Wer diese gerade genannten noch nicht kennt, sollte sie unbedingt mal ausprobieren, denn sie sind nicht umsonst Anführer der Toplisten zum Thema Produktivität. Drei der vielversprechendsten alternativen Vorschläge möchte ich hier vorstellen.

Nummer 1: Wunderlist

Abb. 2: Logo Wunderlist (Quelle: commons.wikimedia.org)

To-do-Listen kennt und benutzt wohl jeder. Die smarte und schöne Alternative zu Klebezettelchen ist Wunderlist. Dort kann man Listen für alles Mögliche und Unmögliche erstellen, ob Einkauf, Reisen oder Projekte. Einmal heruntergeladen, kann man sich superleicht einarbeiten und drauf los planen. Die erstellten Listen können geordnet, personalisiert und mit anderen Personen geteilt werden, sodass eine gute Aufgabenteilung möglich ist. Auch die einzelnen Einträge kann man mit Teilaufgaben, Notizen, Dateien und Kommentaren versehen. Besonders toll ist, dass man den Einträgen in den Listen ein Datum und eine Erinnerung zuweisen kann, sodass ein Tagesplan und ein Wochenplan erstellt werden. Das Programm synchronisiert sich mit mobilen Endgeräten aller Art, Wunderlist ist immer bei Einem. Es gibt eine Premiumvariante, doch die kostenlose reicht meiner Meinung nach völlig aus. Denn die Funktionalität ist auch so super. Für Menschen, die schöne Designs lieben, gibt’s mit diesem Programm noch einen Bonus: Das Design ist auch super! Ich bin also begeistert und sage: So geht planen einfach!

Nummer 2: Rescuetime

„Wo ist nur die Zeit hin?“, „Hätte der Tag doch mehr als 24 Stunden..“, „Schon wieder der Tag vorbei und nichts geschafft..“

So oder so ähnlich starten viele Gespräche während der Prüfungsphase in der Uni oder im Büro – viele Menschen haben das Gefühl, die Zeit würde zu schnell vergehen. Die Zeit kann man natürlich nicht anhalten, aber entscheidend dafür, ob man produktiv arbeitet oder nicht, ist, wie man seine Zeit nutzt und wo man sie verbringt. Sehr gut dafür geeignet das herauszufinden, ist Rescuetime. Man startet das Programm und es zeichnet auf, was man mit seiner Zeit macht und ob man sie sinnvoll nutzt. Dabei wird registriert, auf welchen Webseiten man war, welche Programme man benutzt hat und ob man überhaupt aktiv war. Die Aktivitäten werden in produktiv, neutral und zeitraubend unterteilt (die Einstellungen können auch individuell vorgenommen werden). Das Prinzip soll also so funktionieren: Ich erkenne, wie ich meine Zeit verbringe, ich setze mir Ziele, das Programm überwacht diese Ziele und ich werde spürbar produktiver. Klingt einfach, fantastisch und.. unrealistisch. Aber tatsächlich kann man schnell feststellen, wo die Zeit bleibt und dies mit seinen Zielen (zum Beispiel weniger als Stunden zeitraubende Aktivitäten wie Social Networks am Tag) abgleichen. Um dies nachzuvolllziehen bekommt man einen täglichen Report und Zusammenfassung für die ganze Woche und sogar für das ganze Jahr. Diese sind gespickt mit den unterschiedlichsten Darstellungen, Grafiken und Auflistungen. Übersichtlich und deutlich erkennt man, wo die ganze Zeit abgeblieben ist. Die Aktivitäten werden in Kategorien unterteilt (zum Beispiel Business, Design, Kommunikation) und ob sie produktiv oder zeitraubend waren. Hat man seine täglichen Ziele erfüllt? Wie hoch ist der Punktestand? Die Auswertung und Analyse ist sehr umfangreich und in der Premiumversion wohl noch besser. Dort können zusätzlich Webseiten geblockt und die Zeit außerhalb des Pcs aufgenommen werden. Da das alles so wunderbar klingt, muss es am Ende natürlich auch einen Haken geben, den man sich eigentlich selbst denken kann: Was passiert mit meinen Daten? Für Datenschutzfreunde ist diese Anwendung also eher nichts, man sollte sich vor dem Installieren überlegen, ob man so viel von sich preisgeben möchte. Das muss allerdings jeder selbst entscheiden, ich habe damit kein Problem und werde wohl in Zukunft noch oft mit Rescuetime meine angeblichen produktiven Tage analysieren.

Nummer 3: Workrave

Abb. 6: Workrave Logo (Quelle: commons.wikimedia.org)

Jetzt wissen wir mit Wunderlist was wir machen wollen, haben mit Rescuetime überwacht, ob wir das auch tun und stecken mitten im Arbeitsfluss. Doch nach ein paar Stunden stellen wir fest, wir sind müde, Augen und Rücken schmerzen, unsere Gedanken gleiten ständig ab. Kurz gesagt: Aus ist es mit der Konzentration und damit auch mit der Produktivität. Um das zu vermeiden sollte man regelmäßig Pausen machen und an diese erinnert einen Workrave. Mit Mikro- und Ruhepausen soll die Arbeitszeit strukturiert werden, sodass neue Energie regelmäßig in den Pausen getankt wird. Die Länge der Arbeits- und Pausenzeit ist individuell einstellbar und hängt von der Person ab. Nach der eingestellten Zeit poppt ein Fenster auf dem Bildschirm auf, welches einen an die Pause erinnert. Passt einem diese gerade nicht, kann man sie auch verschieben. Interessant und wichtig dabei ist, dass nur die tatsächliche Arbeitszeit gemessen wird, indem aktiv mit der Maus oder der Tastatur gearbeitet wird. Und was macht man nun in der Pause? Das ist natürlich jedem selbst überlassen, angeboten von dem Programm werden Übungen für Schulter, Rücken und Nacken. Gerade für Dauerarbeiter, Workaholics und Nackenschmerzen-Beklager ist diese Anwendung also bestens geeignet. Mir gefällt auch dieses Tool sehr gut und das Beste kommt noch: Das Symbol ist ein niedliches Schaf!

Fazit

Mein Fazit nach der Suche im Netz nach einer guten Lösung zum Zeitmanagement fällt recht kurz aus. Die perfekte Lösung habe ich nicht gefunden und werde ich wohl auch nicht. Denn letztendlich muss jeder selbst entscheiden, wie und womit er seine Zeit strukturiert und seine Produktivität steigert. Diese drei Tools kann ich jedem nur ans Herz legen, bei mir haben sie gute Dienste erwiesen. Doch im Internet lassen sich noch viele weitere Ideen finden, Alternativen sind: Toodledo, Remember the milk, Tyme, google keep und viele weitere. Diesen Blogartikel hätte ich wohl auch mit Focuswriter oder ähnlichen Anwendungen schreiben können. Abschließend kann man wohl nur eins sagen: Let´s do it.