MS Teams

In Microsoft Teams können Sie verschiedene Bereiche (sogenannte Teams) nutzen, je nach Berechtigung auch Teams anlegen, um mit anderen Personen zusammenzuarbeiten. Im Kontext der Lehre lassen sich so auch synchrone Besprechungen mit bis zu 1000 Personen organisieren und durchführen.

Microsoft Teams ist Teil der Cloud-Anwendung Office 365, für welches ein Nutzerkonto erstellt werden muss. Bei Datenverarbeitungen auf externen Cloudservern liegt die Hoheit über die Daten nicht bei der HWR Berlin, sondern bei Microsoft. (weitere Infos unter https://www.it.hwr-berlin.de/ms-teams/)

Anmeldung

Anmeldung unter

Nach Aufruf der Seite wird geprüft, ob man der Einwilligungserklärung schon zugestimmt hat. Ist die Zustimmung schon erfolgt, wird man direkt zum Microsoft Portal weitergeleitet. Andernfalls wird die Einwilligungserklärung angezeigt, die dann bestätigt werden muss. Die Anmeldung am Portal erfolgt mit Ihren HWR Benutzerdaten.

Studierende

s_benutzername@hwr-berlin.de

Beschäftigte & hauptamtlich Lehrende

benutzername@hwr-berlin.de

externe Lehrbeauftragte

e_benutzername@hwr-berlin.de

Einwilligungserklärung MS365

Einwilligungserklärung MS365

Zugang

  • Unterstützt werden alle aktuellen Betriebssysteme
  • Der Zugriff erfolgt über einen aktuellen Browser (Edge, Chrome), eine Desktop-App oder eine App für Mobilgeräte
  • Auf Hochschulgeräten (für Mitarbeiter und hauptamtlich Lehrende) ist die App standardmäßig installiert
Microsoft 365 Dashboard

Microsoft 365 Dashboard

Teams einrichten

Um ein neues Team (Lehrveranstaltung) zu erstellen klicken Sie auf:

  1. Teams (linke Menüleiste) → Team beitreten oder erstellen
  2. Team erstellen
  3. vergeben Sie einen Namen, eine optionale Beschreibung und klicken Sie weiter

Wählen Sie als Teamtyp Kurs aus und vergeben Sie als Namen z.B. den Titel der Lehrveranstaltung.

Namensgebung

Wir empfehlen Ihnen, als Titel des Teams den Namen der Lehrveranstaltung  zuverwenden, so wie er in Moodle hinterlegt ist. So behalten Sie für sich und Ihre Studierenden die Übersicht. Bitte bedenken Sie zudem, dass Sie für das Anlegen und Löschen von Teams selbst verantwortlich sind.

Team erstellen

1 – Team beitreten oder erstellen

Team erstellen - Schritt 2

2 – Team erstellen

Team erstellen - Schritt 3

3 – Namen, Beschreibung & Team erstellen

Teammitglieder auswählen

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Nur Hochschulmitglieder können hinzugefügt werden.

  1. Sie tragen nun die Teilnehmenden direkt ein oder 
  2.  Sie überspringen die direkte Eingabe und
  3. wählen  “Link zum Team erhalten” und teilen diesen Link entweder per E-Mail oder im Moodle Kursforum
  4. Link zum Team kopieren
  5. den kopierten Link an die HWR-Studierenden schicken
  6. nach Anklicken des Links durch die Teilnehmenden wird eine Anfrage generiert (sollte das Team nicht “öffentlich” sein)
  7. Diese Anfragen müssen Sie einmalig bestätigen. (Sie können eine oder alle eingegangenen Anfragen gleichzeitig annehmen)
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Keine Externen in Teams

Bitte beachten Sie, dass sich keine externen Personen als Mitglieder einem Team hinzufügen lassen. Besprechungen mit Externen sind allerdings möglich. Siehe nächsten Punkt Besprechungen durchführen.

Teammitglieder auswählen - Schritt 1

1 Teilnehmende eintragen und hinzufügen

Teammitglieder auswählen - Schritt 2

2 – direkte Eingabe überspringen

Teammitglieder auswählen - Schritt 3

3 – Link zum Team erhalten

Teammitglieder auswählen - Schritt 4

4 – Link zum Team kopieren

Teams finden

Klicken Sie auf dem Microsoft 365 Dashboard auf das Icon “Teams”. Es öffnet sich die App in einem neuen Browser Tab.

Auf der Übersichtsseite sehen Sie in Kachelform die Teams, in denen Sie Mitglied sind. Durch Anklicken können Sie den Team “Raum” betreten.

    MS Teams auswählen

    MS Teams auswählen

    Teams Übersicht

    Teams Übersicht

    Einem Team beitreten

    Lehrende tragen Sie entweder direkt als Teilnehmende ein oder senden Ihnen einen Einladungslink (per e-Mail oder über das Moodle Kursforum).

    Auch Studierende können eigene Teams anlegen. Wie Sie diese einrichten, erfahren Sie in der Anleitung für Lehrende.

    Microsoft 365 Dashboard

    E-Mail-Bestätigung für Team-Teilnahme

    Teams Beitritt per Link

    Team-Beitritt per Link

    Teams Beitritt per Link

    Team-Beitritt per Link (über Web App)

    Besprechungen durchführen

        • Sie können zu jeder Zeit in ein Team und dort z.B. in den Kanal “Allgemeines” gehen, um durch einen Klick auf das Kamerasymbol eine Besprechung (Vorlesung, Seminar, etc.) zu starten.
        • Alle Teammitglieder erhalten eine Benachrichtigung und können an der Besprechung teilnehmen.
        • Vereinbaren Sie am besten eine Zeit, um sich mit Studierenden zu einer Teams-Besprechung zu verabreden.
        • Hier erfahren Sie, wie sich Besprechungen mit externen Personen durchführen lassen.
    MS Teams auswählen

    Besprechung starten

    Besprechung - Schritt 2

    Besprechung benennen

    Kernfunktion im Team

    Lehrende werden Teams vor allem für folgende Zwecke nutzen.

    • Synchrone Besprechungen (Audio- / Videomeetings)
    • Chats
    • Dateienupload für Studierende

    Lehrende können zusätzlich Kanäle anlegen, um das Team und Themen zu strukturieren (Beispiel: Projektgruppe A und B)

    Team Funktionen

    Team Funktionen

    Kanäle anlegen

    • Sie können in einem Team verschiedene Kanäle anlegen und so eine Strukturierung nach Themen oder Kleingruppe vornehmen
    • In jedem Kanal stehen alle Teams Funktionalitäten (Chat, Besprechung etc.) zur Verfügung.
    1. Algemein → Kanal hinzufügen
    2. Kanalnamen definieren
    3. Liste der Kanäle im Team
    Kanal hinzufügen - Schritt 1

    1 – Algemein → Kanal hinzufügen

    Kanal hinzufügen - Schritt 2

    2 – Kanalnamen definieren

    Kanal hinzufügen - Schritt 3

    3 – Kanalnamen definieren

    Chat

    1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Chat und wählen „Neuer Chat“.
    2. Einzelchats / Gruppenchats sind möglich.
    3. Chats (Unterhaltungen) sind auch innerhalb der Kanäle möglich.
    4. Innerhalb eines Chats können Teilnehmer per Audio- oder Videoanruf angerufen werden.
    5. Anrufe aus einem Gruppenchat eröffnen eine Konferenz.
    Chat 1

    1 – Chat → Neuer Chat

    Chat 2

    Texteingabe der Chatfunktion

    Anruf

    1. Klicken Sie auf Anrufe und geben bei Anrufen den Namen des Gesprächspartners ein
    • Videoanrufe sind möglich.
    Anruf 1

    Besprechung starten

    Aufzeichnung

    • Sie können eine Videobesprechung aufzeichnen (unter Beachtung der rechtlichen Rahmenbedingungen).
    • Nachdem die Aufzeichnung verarbeitet und in Microsoft Stream gespeichert wurde, wird sie dem Besprechungschat hinzugefügt.
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    In direkten Audio- oder Videoanrufen ist eine Aufzeichnung erst ab dem Hinzuholen einer dritten Person möglich ist. In Besprechungen, welche in Outlook erstellt oder aus einem Team bzw. Kanal heraus gestartet wurden, ist die Aufzeichnungsfunktion direkt verfügbar.

    Aufzeichnung - Schritt 1

    Optionales Aufzeichnen aktivieren (Aufzeichnung beginnen)

    Aufzeichnung - Schritt 2

    Aufzeichnung starten

    Aufzeichnung - Schritt 3

    Aufzeichnung beenden

    Aufzeichnung - Schritt 4

    Aufzeichnung beenden  – bestätigen

    Aufzeichnung - Schritt 5

    Aufzeichnung im Kanal gelistet

    Aufzeichnung - Schritt 6

    Besprechung streamen

    Upload von Kursdateien

    Wechseln Sie zu Dateien und klicken dann auf Hochladen

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    Im Gegensatz zu Moodle haben Studierende im Teamraum standardmäßig das Recht, Dateien hochzuladen. Das kann gerade dann zum Vorteil sein, wenn Sie multimediale Studienleistungen erbringen und bereitstellen sollen.

    s

    Bitte beachten Sie auch hier zu jeder Zeit datenschutzrechtliche Aspekte. Die Dateien liegen nicht auf Servern der HWR Berlin.

    Dateiupload

    Dateien → Hochladen

    An Meetings (Teams Besprechung) teilnehmen

    • Teammitglieder können zu jeder Zeit in ein Team und dort z.B. in den Kanal “Allgemeines” gehen und dort durch Klick auf das Kamerasymbol ein Meeting (Vorlesung, Seminar, Meeting, etc.) starten.
    • Alle Teammitglieder erhalten eine Benachrichtigung und können an der Besprechung teilnehmen.
    • Lehrende werden das natürlich vorher mit ihren Studierenden verabreden.

    Im Besprechungsfenster können Sie unter anderem:

    • das Mikrofon stumm / unstumm schalten
    • die Kamera aktivieren / deaktivieren
    • Ihre Bildschirm / eine Anwendung teilen
    • den Besprechungschat nutzen
    An Besprechung teilnehmen

    An Besprechung teilnehmen

    Status & Abmelden

    Das Icon am oberen rechten Bildschirmrand mit den Initialen des Nutzers beinhaltet weitere Funktionalitäten, u.a.

    • Anpassen des Status
    • Abmelden von Teams
    Einstellungen des Nutzers

    Einstellungen des Nutzers