Durchführung von Hybrid- / Online-Veranstaltungen

Austausch von Erfahrungen und Tipps

Am 20.03.2020 verkündete die ehemalige Kanzlerin der HWR Berlin die weitgehende Schließung unserer Hochschule und das Herunterfahren auf einen absoluten Notbetrieb. Seitdem hat sich zwar Einiges getan, aber die Corona-Pandemie hat uns noch immer im Griff, so dass die vollständige Wiederherstellung des Normalbetriebs weiter auf sich warten lässt.

Trotz der widrigen Umstände musste der Lehrbetrieb weitergehen und so führte die Krise zu einem deutlichen Digitalisierungsschub. Der Unterricht fand nun nicht mehr in den Seminarräumen vor Ort am Campus statt, sondern mehrheitlich vor dem heimischen Computerbildschirmen. Die dafür nötigen Softwarelösungen mussten in kürzester Zeit eingeführt und die IT-Infrastruktur dementsprechend ausgebaut werden. Das hätte man sich zu Beginn des Jahres 2020 kaum vorstellen können.

Mittlerweile ist es wieder möglich, wenn auch nur in einem begrenzten Rahmen, Veranstaltungen in den Räumlichkeiten der HWR Berlin durchführen zu können. Da aber unter den Pandemiebedingungen die Teilnahme in der Hochschule nur einer überschaubaren Gruppe von Personen ermöglicht werden kann, wird vermehrt der Wunsch nach hybriden Konzepten geäußert – also die Mischung aus einer traditionellen Vor-Ort- und der seit Corona üblichen Online-Veranstaltung. Teilnehmende sollen sich sowohl in Präsenz befinden, als auch über eine Videokonferenz-Software virtuell zugeschaltet sein.

 

Im Folgenden möchten wir von unseren Erfahrungen hinsichtlich der Planung und Durchführung von in hybrid sowie online stattfindenden Veranstaltungen berichten und Ihnen einige praktische Tipps mit auf dem Weg geben.

Austausch von Erfahrungen und Tipps

Vorbereitung

Ist die Installation einer Software erforderlich?

Die von uns angebotenen Konferenzdienste funktionieren grundsätzlich im Webbrowser. BigBlueButton* und Pexip* bieten dabei den jeweils vollen Funktionsumfang, wobei Microsoft Teams** im Browser nicht vollumfänglich nutzbar ist.

Bisher konnte die stabilste Verbindung über Google Chrome und Mozilla Firefox erzielt werden. Wir raten Ihnen daher diese Browser zu nutzen!

*eingeschränkte oder keine Unterstützung: Safari, Internet Explorer, Edge (alte nicht auf Chromium basierende Version)
**nur mit auf Chromium basierenden Browsers wie Chrome oder Microsoft Egde (neue Version)

OnBoard Peripheriegeräte (Webcam, Mikrofon) reichen für die Verwendung aus. Je nach Ausgabelautstärke kann es sinnvoll sein, ein Headset oder Kopfhörer zu nutzen, um eine Rückkopplung des Tons zu verhindern.

Vermeiden von Verbindungsabbrüchen

Für die Teilnahme an Videokonferenzen empfiehlt es sich, falls möglich, auf eine VPN- und WLAN-Verbindung zu verzichten. Der Umstieg von einer WLAN- auf eine kabelgebundene Internetverbindung kann bei der Verbindungsstabilität durchaus den Unterschied machen. Kommt bei Ihnen über WLAN keine stabile Videokonferenz zustande, obwohl eine gute Signalstärke angezeigt wird, dann können Störungen durch ein weniger offensichtliches Problem auftreten - zu viele umliegende WLAN-Netze verwenden denselben Kanal.

Gibt es eine Obergrenze an Teilnehmenden?

  • BigBlueButton ist eher für Seminare als für größere Veranstaltungen geeignet.
    Eine Sitzung sollte die Anzahl von mehr als 100 Teilnehmenden nicht überschreiten.
  • Pexip bietet Meetings für 50 Personen, wobei nur 23 Videoteilnehmende gleichzeitig angezeigt werden können.
    Ein Meeting kann per Streaming-Link einer unbegrenzten Anzahl an Zuschauenden zugänglich gemacht werden.
  • Microsoft Teams bietet Besprechungen für bis zu 1000 Personen.
    Je nach gewähltem Videolayout können Sie bis zu 49 Personen gleichzeitig sehen.

Was gibt es bei Großveranstaltungen zu beachten?

Wenn unklar ist, wie viele Teilnehmende wirklich kommen könnten* dann empfiehlt sich:

  • Pexip mit Streaming-Option: Wenn das Geschehen eines Meetings wie eine lineare Fernsehsendung ausgestrahlt werden soll und für die Kommunikation mit den Zuschauenden ein Chat ausreicht.
  • Microsoft Teams: Falls bei Ihrer Veranstaltung mehr Interaktion mit den Zuschauenden bzw. Teilnehmenden als über einen Chat möglich sein soll, also die Zuschaltung per Kamera und Mikrofon.

Bei Großveranstaltungen, die auch interaktive Anteile haben sollen, gibt es folgende Optionen:

  • Streaming über Pexip fürs Plenum + BigBlueButton für einzelne Arbeitsgruppen
  • beim Streaming über Pexip mit dem optionalen Chat als Rückkanal arbeiten oder
  • unter Beachtung des Datenschutzes komplett auf Microsoft Teams setzen

*Den bisherigen Erfahrungen nach ist bei Online-Formaten eher mit mehr Personen als bei Präsenzformaten zu rechnen.

Online-Veranstaltungen

Vor der Pandemie gab es an der HWR nur ein Werkzeug für Online-Seminare – Adobe Connect, welches vom Deutschen Forschungsnetz (DFN) seinen Mitgliedern im Wissenschaftsbereich deutschlandweit zur Verfügung gestellt wird.

Die „eierlegende Wollmilchsau“ für interaktive Webkonferenzen kam bei der schlagartig ansteigenden Nutzendenzahl aber schnell an ihre Grenzen. Überlastungen und daraus resultierende Fehlermeldungen waren die Folge.

Alternative Werkzeuge mussten her. Hier finden Sie eine Übersicht über die verschiedenen an der HWR Berlin genutzten Video- und Webkonferenzsysteme samt einigen Hinweisen und Anleitungen.

Pexip

Das Deutsche Forschungsnetz (DFN) stellt neben Adobe Connect einen weiteren Dienst bereit, welcher zwar keine umfangreichen Funktionen aufweist, dafür aber mit Stabilität und einer Streaming-Option bei zahlreichen bisher durchgeführten Veranstaltungen wie z.B. dem Breitscheidplatz-Symposium, der Dualen Woche oder einigen Erstsemestereinführungen punkten konnte.

Der Videokonferenzdienst Pexip ist browserbasiert, das heißt, dass Sie lediglich einen unterstützten Webbrowser verwenden müssen und eine Installation eines gesonderten Programmes nicht nötig ist. Der Web-Zugang zum DFNconf-Portal ist mit Ihrem HWR Benutzeraccount möglich. Dort können Sie die Pexip-Meetingräume erstellen und verwalten.

Hinweis: Auf der rechten Seite in der Kopfzeile des Portals, links neben Ihrem Namen, finden den Zugang zu Adobe Connect.

Veranstaltungsraum
betreten / vorbereiten

Das Meeting startet erst dann, wenn der/die Veranstaltende den Raum betritt. Weitere Gäste bzw. Präsentierende können den Raum über „Join“ betreten, müssen aber auf die/den Veranstaltende warten.

Betreten Sie rechtzeitig mit der Veranstalter-PIN oder mit einem Klick auf die Raumnummer im DFNconf-Portal den Raum, laden die Präsentation hoch, probieren ggf. Mikrofon sowie Kamera aus und starten Sie zu gegebener Zeit den Stream. Ein aktiver Stream ist an der Wolke mit dem roten Pfeil am rechten Bildschirmrand bzw. an „DFNconf Recorder“ in der Liste der Teilnehmenden, zu erkennen.

Pexip-Join

Die Zuschauenden werden die per Stream übertragene Veranstaltung über einen bereitgestellten Link abrufen und dann per Chat Fragen stellen können. In den Raumeinstellungen muss im Vorfeld der Streaming-Chat aktiviert sein. Die Streaming-URL ist in der Übersicht des DFNconf-Portals zu finden.

Übersicht Veranstaltungsraum

Am unteren Bildschirmrand finden Sie die Aktionsleiste. Hier können Sie:

Pexip-Überblick-Host

Seitenleiste Veranstaltungsraum

Am linken Bildschirmrand finden Sie die Seitenleiste. Ist diese nicht sichtbar, dann öffnen Sie diese durch einen Klick auf den weißen Pfeil mittig am linken Bildschirmrand. Mit einem Klick auf die Sprechblase über der Liste der Teilnehmenden (Präsentierenden), kann der Chat aufgerufen werden. Den Chat können Sie für die Kommunikation mit den anderen Präsentierenden bzw. dem IT-Support verwenden – Nachrichten der Zuschauenden aus dem Streaming-Chat sind hier nicht sichtbar!

Falls Sie Probleme mit dem Ton, dem Mikrofon oder der Webcam haben: Mit einem Klick auf die drei Punkte über der Liste der Teilnehmenden, können die Konferenzeinstellungen und dann „Select media devices“ aufgerufen werden. Dort kann eingestellt werden, welche Webcam, welches Mikrofon und welches Audio-Ausgabegerät (Lautsprecher, Kopfhörer) verwendet werden soll.

Pexip-Seitenleiste

Ändern des Anzeigenamens

Haben Sie versehentlich beim ersten Aufruf des Veranstaltungslinks einen falschen Namen eingegeben, dann rufen Sie https://conf.dfn.de/webapp/ auf. Mit einem Klick auf den Namen können Sie diesen ändern.

Pexip-Name

Streaming-Chat

Nach dem Aufruf der Streaming-URL kann unter dem Videobild ein Chat über den violetten Button aufgerufen wurden. Die Person, welche ggf. den Chat betreut, sollte diesen direkt nach dem Start des Streams aufrufen, da vorherige Nachrichten nicht angezeigt werden. Ist der Stream nicht sichtbar, klicken Sie auf OK, auf den Play-Button oder laden die Seite neu.

Pexip-Stream

Hinweis: Ist der Stream und der eigentliche Veranstaltungsraum gleichzeitig geöffnet, dann sollte der Ton des Streams stummgeschalten werden (Lautsprecher links unter dem Videobild), da ansonsten ein störendes Echo entstehen kann.

Microsoft Teams

Teams Besprechungslink

Leider ist es an der HWR Berlin mit MS Teams nicht möglich, hochschulexterne Personen zu einem Team einzuladen. Die Teilnahme an einer Teams-Besprechung (Videokonferenz) ist aber möglich, auch wenn diese aus einem Team heraus gestartet worden ist. Einen Link zur Teilnahme bekommt man auf diese Weise aber leider nicht im Vorfeld, sondern nur während der laufenden Besprechung. Das ist von Microsoft unschön gelöst, geht aber leider nicht anders, da der Link sich von Besprechung zu Besprechung ändert.

Wenn in einem Team eine Besprechung gestartet wurde, kann über die Teilnehmerliste eine Besprechungseinladung geteilt werden (wie auf dem obigen Bild dargestellt). Der Link kann weitergegeben und von den Teilnehmenden mit einem auf Chromium basierenden Webbrowser (z.B. Google Chrome oder der neue Microsoft Edge) aufgerufen werden, ohne die Microsoft Teams App installiert haben zu müssen. Ist die App aber installiert, dann wird nach dem Aufruf des Links danach gefragt, ob die Besprechung an der App geöffnet werden soll.

Über die drei Punkte in der oberen Leiste (weitere Aktionen) können die Besprechungsoptionen aufgerufen werde. Je nachdem was dort eingestellt ist, landen die Teilnehmenden in einem Wartebereich. Der Zutritt für die wartenden Personen muss dann von Ihnen als Organisator/in erst zugelassen werden.

Falls eine (Video-)Besprechung nicht über ein bereits angelegtes Team ablaufen muss, dann gibt es auch die Möglichkeit, eine neue Teams-Besprechung über den Outlook-Kalender anzulegen und darüber Videokonferenzen mit hochschulexternen sowie -internen Personen abzuhalten. Hier können Termine, samt Link zur Besprechung, auch im Vorfeld verschickt werden.

Bildquellen

  • 3d small people – call center: Copyright @Anatoly Maslennikov - Fotolia

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