Ein Erfahrungsbericht zur Einführung der agilen Projekt­management­methode Scrum zur Entwicklung eines realen Prototyps „Online Zeiterfassungsbogen“ in Teamarbeit (im Auftrag vom ITDZ Berlin) von Prof. Dr. Margarita Elkina (FB 3)

Im Rahmen der Lehrveranstaltung „Projekt“  sollen die Studierenden unter der moderierenden Anleitung der Dozentin/des Dozenten eine unter einem Rahmenthema stehende, wissenschaftliche oder praktische Frage oder Aufgabenstellung selbständig analysieren und Lösungsvorschläge ausarbeiten. Dabei sollen sie die typischen Aufgaben und Herausforderungen der Projektdurchführungs- und Projektabschlussphase kennen lernen, sowie die dem gewählten Themengebiet entsprechende, aus vorangegangenen Modulen bekannten wissenschaftlichen Kenntnisse praktisch einsetzen. Im Studiengang „Verwaltungsinformatik“ wird als Projektziel oft die Entwicklung neuer Software im Rahmen der Modernisierung der Öffentlichen Verwaltung gesetzt.

In den meisten Fällen werden die Themen von Lehrenden vorgeschlagen. Obwohl die Themen üblicherweise einen praktischen Bezug aufweisen, fehlt den Studierenden dennoch der persönliche Bezug zu den Auftraggebern und Anwendern. Daher werden die Ergebnisse der Projektarbeit in Form eines Berichtes vorgelegt, anschließend jedoch aber nicht weiterverwendet, obwohl sie eine aktuelle praktische Bedeutung haben. Aus diesem Grund verfolgen viele Studierende nur den Modul-Leistungsnachweis als Ziel.

Seit Jahren besteht eine Kooperationsvereinbarung zwischen dem  Studiengang „Verwaltungsinformatik“  und dem IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ), das die Berliner Behörden beim Einsatz der Informations- und Kommunikationstechnik unterstützt und dafür umfassende IT-Dienstleistungen bereit stellt. Diese Kooperation sichert einen hohen Praxisbezug und die Nutzung modernster Technologien in der Lehre. Um diese Zusammenarbeit zu intensivieren und den Studierenden das Gefühl zu vermitteln, dass ihre Mitarbeit, Kenntnisse und Engagement gefragt sind, habe ich mich für die Durchführung dieses Vorhabens entschieden.

Der neue didaktische Ansatz des Vorhabens besteht darin, die Projektarbeit zusammen mit dem ITDZ zu starten, ein aktuelles vom ITDZ vorgegebenes Thema zu bearbeiten und die Ergebnisse in die Praxis zu integrieren. Dabei lernen die Studierenden ein „zu allgemein“ definiertes Thema zu spezifizieren und eine reale Zielgruppe zu identifizieren. Da es in der Praxis üblicherweise nicht nur eine einzige „richtige“ Problemlösung gibt, sollen die Studierenden verschiedene Lösungseinsätze untersuchen, die Anforderungen der End-Benutzer prüfen und in der Lage sein, die Verantwortung für die Projektergebnisse zu übernehmen.

Die Aufgabe, die uns das ITDZ vorgeschlagen hat, war die Entwicklung einer webbasierten Anwendung (Prototyp) für die Visualisierung eines Online-Gleitzeitbogens. Für dieses Thema war es notwendig, die rechtlichen Rahmenbedingungen (Dienstvereinbarungen, Tarifverträge, Bestimmungen zum Datenschutzrecht und Barrierefreiheit) und die technischen Voraussetzungen zu eruieren, um eine Webapplikation zur Erfassung der Arbeitszeiten angemessen zu verwirklichen. Als agiles Projektmanagementvorgehen wurde die Scrum-Methode gewählt, in deren Mittelpunkt das selbstorganisierte Entwicklerteam steht. Es trägt die Verantwortung dafür, dass am Ende eines bestimmten Zeitabschnitts „Sprint“ (ca. 4 Wochen) alle geplanten Aufgaben erledigt sind und die vereinbarte Qualität eingehalten wird. Die/Der Lehrende soll zunächst das Team an Scrum heranbringen und ist dafür verantwortlich,  dass ein Zusammenwachsen des Teams gelingt. Solch eine Vorgehensweise fordert die Motivation,  Aktivität und Effizienz der Team-Mitarbeiter.

Jede(r ) Studierende soll sich in verschieden Rollen des Projektmanagements ausprobieren und die Teamfähigkeit stärken. Beim Scrum-Modell sind drei Rollen definiert: Product-Owner, Scrum-Master und Entwicklungsteam. Da die Rolle des Product-Owner vom Mitarbeiter des ITDZ und mir übernommen wurde, konnten sich die Studierenden abwechselnd  in die restlichen Rollen einarbeiten. So am Ende des Projekts konnte  jedes Team-Mitglied  sicher und kompetent die  Aufgaben von einem Moderator, Protokollant, Aufgabenplaner, Berichterstatter, Tester usw. erledigen. Die „Estimation Meetings“ und „Sprint-Review“ fanden in regelmäßigen Zeitabschnitten statt. Dabei wurde geprüft, ob die für diesen Zeitabschnitt geplanten Aufgaben termingerecht erledigt und getestet  wurden.  Die entwickelten Funktionalitäten wurden vom Product-Owner geprüft und begutachtet.  Und es wurde besprochen was als Nächstes zu tun ist.

Abbildung 1 Software-Prototyp „Online-Gleitzeitbogen“

Die Ergebnisse dieses Vorhabens kann man kurz so zusammenfassen:

• Alle Studierende waren engagiert und durch Eigeninitiative die Teilaufgaben rechtzeitig übernommen haben.
• Das Ziel des Projektes -Entwicklung eines Software-Prototyps- wurde erreicht.
• Aus dem Projektbericht der Studierenden: „Das Projekt hat die Möglichkeit eröffnet, die Stärken der einzelnen Projektteammitglieder zu fördern und Spezialisierungen herauszukristallisieren. Für viele Mitglieder des Projektteams war es zudem das erste Projekt, welches sie in diesem Ausmaß durchgeführt haben. Dank des neu kennengelernten Vorgehensmodells Scrum wurde eine Strukturierung des Projekts sichergestellt, was ohne das Maß an Projektmanagement sicherlich sehr schwierig geworden wäre.“
• Die Scrum-Methode kann und wird auch für die nächsten Projektarbeiten angewendet werden.

Autor: Prof. Dr. Margarita Elkina