1. Akt – Die Vorbereitung der Webkonferenz

Die Vorbereitung ist das A&O einer Webkonferenz. Planen Sie dafür genügend Zeit ein. Bevor Sie eine Webkonferenz durchführen können, müssen Sie zuerst einen Meetingraum auf Ihrem Account bei dem Deutschen Forschungsnetz erstellen. Durch die Gestaltung Ihres Meetings bereiten Sie sich auch auf die Online-Veranstaltung vor. Das gibt Ihnen Sicherheit. Suchen Sie sich ein Layout aus oder gestalten Sie Ihr eigenes Layout mit den benötigten Pods. Möchten Sie Dokumente zeigen, dann laden Sie diese bereits hoch. Überlegen Sie auch, welche Informationen die Studierenden vorab erhalten sollen, und welche Ziele Sie in der Veranstaltung erreichen wollen. Das erspart jede Menge Zeit und Stress vor der Webkonferenz.

Technik und Software

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Planen Sie den Einsatz Ihrer Technik rechtzeitig. Überlegen Sie, welche Geräte Sie nutzen möchten und welche Sie ausleihen müssen. Denken Sie daran, die Technik und das Programm auch vor dem Meeting zu testen. Das E-Learning Zentrum bietet Schulungen bzw. Workshops an, um die grundlegenden Dinge zu lernen. Das erspart Ihnen jede Menge Stress und schont Ihre Nerven.

Zeitmanagement

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Ihr Zeitmanagement ist nicht nur während der Online Veranstaltung wichtig. Seien Sie vor Ihrer Veranstaltung pünktlich und achten Sie gerade bei Online-Seminaren oder Übungen auf die Einhaltung der Zeitvorgaben. Darüber hinaus sollten Sie bei Online Vorlesungen auch Pausen einführen und einhalten. Halten Sie sich an Ihre Zeitangabe. Ihre Studierenden werden es Ihnen mit Aufmerksamkeit danken! Sollten Sie Sie eine Webkonferenz mit Teilnehmenden aus verschiedenen Ländern durchführen, beachten Sie bitte die Zeitverschiebung.

Umgebung

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Wenn Sie zum ersten Mal eine Online-Konferenz durchführen, sollten Sie eine gewohnte Umgebung aufsuchen. Dies gibt Ihnen Sicherheit. Aber Achtung: Vermeiden Sie Plätze an denen Sie persönliche bzw. private Dinge gesehen werden können. Achten Sie ebenfalls darauf, dass es in Ihrer Umgebung ruhig ist und vermindern Sie Lärmquellen. Muten Sie Ihren Teilnehmenden nichts zu, denn nichts ist anstrengender als einer Webkonferenz mit Baustellenlärm zu folgen. Achten Sie außerdem auf das Licht in Ihrer Umgebung. Dabei darf es nicht zu dunkel und nicht zu hell sein.

Kleidung

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Wählen Sie sich ebenfalls passende Kleidung für Ihre Webkonferenz aus. Stark karierte Hemden oder Nadelstreifen beeinflussen das Kamerabild. Dabei kann der sogenannte De-Moiré Effekt entstehen. An dieser Stelle überlagern sich Raster bzw. Linien und beeinträchtigen das Bild. Achten Sie außerdem darauf, dass sie sich auch von Ihrem Hintergrund abgrenzen.(Bsp.: weißes Hemd und weiße Wand)

2. Akt – Die Durchführung der Webkonferenz

Sie haben nun alle Materialien versendet, bzw. in Adobe Connect hochgeladen, Sie sind mind. 30 min. eher online und haben Ihre Technik bereits getestet und finale Einstellungen vorgenommen? Dann kann das Online Meeting losgehen! Doch auch hier sollten Sie einige Dinge berücksichtigen.

Fokussierung

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Konzentrieren Sie sich auf das Online Meeting und verfolgen Sie Ihre Agenda. Des Weiteren sollten Sie das Chat Fenster im Blick behalten und auf Fragen eingehen. Schalten Sie ebenfalls unnötige Programme aus. Das hat den Vorteil, dass der PC nicht zu langsam und sie nicht abgelenkt werden. Darüber hinaus sollten Sie bei der Bildschirmfreigabe achten, dass Sie alle unwichtigen Fenster schließen. Sie möchten doch nicht, dass Ihre Teilnehmenden Ihren Online Banking Account oder private E-Mails sehen können.

Aussprache und Aktivierung der Teilnehmenden

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Sprechen Sie langsam und deutlich. Gerade bei Webkonferenzen ist es schwieriger festzustellen, ob der/die Gesprächspartner*in den Gedanken zu Ende gesprochen hat. Berücksichtigen Sie auch bei dem Sprechen eine eventuelle Zeitverzögerung, bis die Teilnehmenden Ihre Aussage empfangen und verarbeiten.

Je nach Szenario ist es von Vorteil, wenn die Teilnehmenden auch selbst zu Wort kommen. Ansonsten ist das Abschalten des Kopfs schon vorprogrammiert. Bei dem Szenario der Vorlesung können Sie rhetorische Fragen einwerfen oder den Chat für Fragen nutzen. Bei Seminaren, Übungen und Sprechstunden werden die Studierenden zum Teil durch eigene Vorträge bzw. Redebeiträge aktiviert. Behalten Sie dies im Kopf ansonsten wirkt Ihre Webkonferenz öde und langweilig.

Verhalten bei Pausen

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Haben Sie in Ihrer Webkonferenzen feste Pausenzeiten, dann achten Sie darauf, dass Sie Ihr Mikrofon stumm und die Webcam ausschalten. Weisen Sie auch Ihre Teilnehmer*innen freundlich darauf hin. Das erspart allen vielleicht peinliche Situationen oder Unterhaltungen.

Unterstützung

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Sobald Sie merken, dass Sie an einigen Stellen überfordert sind holen Sie sich entweder in der Vorbereitung oder während der Durchführung Unterstützung. So kann zum Beispiel jemand bei einem Notfall, der/die Assistent*in die Moderation übernehmen oder bei technischen Problemen weiterhelfen. Gerade bei den ersten Meetings ist eine Unterstützung sinnvoll.

Materialien

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Vergessen Sie nicht Ihre bereits hochgeladenen Materialien auch einzusetzen. Halten Sie bei Präsentationen die Grundregeln ein. Achten Sie dabei, dass wenig Text auf einer Folie ist und vermeiden Sie den Maus Cursor auf den Folienseiten hin und her zu bewegen. Vermeiden Sie ebenfalls spontane Änderungen vorzunehmen. Das sorgt bei den Teilnehmenden für Verwirrungen.

3. Akt – Das Ende und die Nachbereitung der Webkonferenz

Auch wenn das Meeting vorbei ist, gibt es noch ein paar Kleinigkeiten zu beachten. Diese können für Ihre weiteren Online Meetings nützlich sein.

Beenden des Meetings

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Klären Sie am Ende noch offene Fragen, aber denken Sie daran, die Konferenz nicht zu überziehen. Bedanken Sie sich bei den Teilnehmenden und verweisen Sie auf einer Seite oder in dem Pod Hinweise auf weitere Informationen. Schließen Sie nicht nur das Fenster, sondern beenden Sie das Meeting offiziell über die Schaltfläche Meeting und Meeting beenden. Die Teilnehmenden erhalten dabei eine Nachricht, dass das Meeting beendet ist.

Nachbereitung

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Aus jedem Online Meeting können Sie lernen. Werten Sie das Feedback aus und reflektieren Sie selbst das Meeting. Was fanden Sie selbst gut? Wo benötigen Sie noch Hilfe? Was ging gar nicht gut? Versuchen Sie die Fehler bei der nächsten Konferenz zu vermeiden. Ebenso können Sie die Materialien den Teilnehmer*innen zur Verfügung stellen.

Wenn Sie sich diese Tipps zu Herzen nehmen, bin ich mir sicher, dass Sie Ihre Webkonferenz gut gestalten und durchführen werden. Das E-Learning Zentrum hilft Ihnen auch bei den ersten Schritten und kann Sie auch während einer Konferenz begleiten. Auf jeden Fall sollten Sie es einmal in Ihrem Leben ausprobiert haben.

Und denken Sie immer daran: „Man lernt nie aus!“