Leerer Prüfungsraum; By Milford (Own work) [Public domain], via Wikimedia Commons

Für unsere Hochschule kann sich beispielsweise die Frage stellen, wie die internationalen Gaststudierenden den Nachprüfungszeitraum aus dem Heimatland nutzen.

Vielleicht sind meine Erfahrungen auch für andere Hochschulen von Interesse, ich möchte den Weg durch den Verwaltungsakt daher etwas detailierter beschreiben.

Als Erstes musste ich online einen Vertrag ausfüllen. Die “Examination Supervisor Form” fragte einige persönliche Daten ab, schloß eine persönliche Bindung zwischen mir und der Studentin aus und verpflichtete mich das Examen spätestens 24h nach dessen Durchführung zurückzusenden.

Ich erhielt einen Zugang zur Lernplattform mit ausführlichen Hinweisen:

1. Getting Started: listet die einzelnen Schritte vor/ während/nach dem Examen einzeln – zum abhaken – auf (z.B. Lesen Sie die Regeln…, Drucken Sie das Deckblatt,…)
2. Rules and Regulations for Supervising Examinations: Enthält 23 Regeln die ich beachten muss (z.B.  muss ich mir den Ausweis zeigen lassen und die Studienden sollen in den ersten 30 min und den letzten 15 min der Prüfung den Raum nicht verlassen),  7 Regeln für die Studierenden (Telefon ausschalten ect.) und eine Häckchenliste für die Rücksendung der Unterlagen.
3. How to Return Written Examinations: enthält die Anweisungen für die Rücksendung mit FedEx (dazu später mehr)
4. Exam Booklet: Prüfungsdeckblatt und formatierte leere Seiten
5. Online Exam Incident Report:  ein Formblatt um Probleme die während der Prüfung auftreten ggf. zu dokumentieren
6. Attendance Sheet: eine Anwesenheitsliste zur Unterschrift von Prüfling und Prüferin
7. International Supervisor Request for Payment Form (hier hatte ich statt dessen um Wissensaustausch/ die Beantwortung einiger Fragen gebeten)

In einem zweiten, personengebundenen Bereich liegen Dokumente für die konkrete Prüfung. Das sind jeweils:

1. Ein Hinweisblatt mit Angaben zum Prüfling, zum Datum und zur Dauer der Prüfung
2. Eine Zusammenfassung welche Hilfsmittel erlaubt sind
3. die Prüfung

Die Prüfung wird am Tag vor dem Examen freigeschaltet und ist zusätzlich mit einem Passwort geschützt. Dieses Passwort erhielt ich im Vorfeld mit den Prüfungsdaten. Ich kann die Prüfung dann für diesen bestimmten Zeitraum herunterladen und ausdrucken. Beim Speichern auf meinem Computer wird bei jedem Öffnen der pdf-Datei das Passwort abgefragt. Zur Verdeutlichung ist diesen Artikel ein passwortgeschütztes Dokument angefügt (Passwort:…).

Die Prüfungen selber liefen ohne Probleme. Browserbasierte Countdownzähler zur Zeitkontrolle gibt es reichlich, ich war mit der Spontanwahl http://www.webcountdown.de zufrieden genug.

Nach dem letzten Prüfungstermin hat uns Allison noch einiges über Ihre Erfahrungen beim Distance Learning zwischen Berlin und Neufundland erzählt: Interview mit Alison

Was mir aber bei der ersten Prüfung einige Probleme bereitete war der Versand mit FedEx. Am Prüfungstag stellte ich im Onlinechat mit einem Mitarbeiter fest, dass die Öffnungs- bzw. Abholzeiten zu knapp zum Versand sind. Also wollte ich am Folgetag einen FedEx-Agenten zur Abholung bestellen. Für das Online-Formular fehlten mir einige Angaben, das Informationstelefonat endete – trotz meiner geäußerten Zweifel – damit, dass ich quer durch die Stadt zum FedEx-Büro fahren musste. Unnötigerweise, wie mir die (wirklich) nette Mitarbeiterin vor Ort erklärte. Es ist doch immer ärgerlich, wenn der Telefonsupport firmen- und erfahrungsfremd besetzt wird! Kurz vor Ablauf der 24h-Frist waren die Dokumente aber unterwegs. Bei der zweiten Prüfung konnte ich die FedEx-Fallen umgehen, allerdings versteckt sich das hilfreiche Chatfenster in den Tiefen des Hilfsmenüs.

Mein Fazit der Unterstützung: Viel gelernt, aber als recht aufwendiger Verwaltungsakt sicherlich keine meiner Lieblingsbeschäftigungen. Aufwendig ist die Vorbereitung mit Sicherheit vor allem für die Koordinatoren solcher Prüfungen, ansonsten erfordern die Prüfungen jedoch keine neuen EL-Werkzeuge. Neben der Variante der schriftlichen Prüfung mit meiner Aufsicht, absolvierte Allison auch reine Onlinetests.  Ein browserbasierter Test direkt in Moodle ist die organisatorisch leichtere Variante, öffnet aber viele rechtliche Fragen.

Erstellen einer Passwortgesicherten PDF

Passwort zum öffnen der PDF-Datei: testpasswort