FAQs zu Datenschutz an Hochschulen
Hier finden Sie die wichtigsten Fragen rund um das Thema Datenschutz an Hochschulen. Nähere Informationen finden Sie hier und auch auf der Datenschutz-Website der HWR.
Was muss im Datenschutz beachtet und sollte unbedingt unterlassen werden?
Die Grundsätze des Datenschutzes müssen allgemein immer berücksichtigt werden, so auch im Hochschulkontext. Im Rahmen des Hochschulgeschehens sind insbesondere folgende Dinge zu beachten:
- Werden personenbezogene Daten erhoben, dürfen diese ausschließlich für den dazu angegebenen Zweck verwendet werden. Fällt der Zweck weg, müssen die Daten unverzüglich gelöscht bzw. zu vernichten werden.
- Es dürfen nur die für den Zweck notwendigen Daten erhoben werden, überflüssige Daten sind umgehend zu löschen.
- Die Betroffenen müssen informiert werden, welche Daten zu welchem Zweck und in welchem Umfang diese verarbeitet werden.
Demnach müssen Daten nach Abschluss des Vorgangs gelöscht und sie dürfen nicht für einen anderen als vorab angegeben Zweck erhoben und verarbeitet werden. Werden die Betroffenen nicht darüber informiert, was mit den Daten wie passiert und wann die Daten gelöscht werden sollen, haben diese Auskunfts- und ggf. auch Beschwerderechte und können sich an die zuständige Datenschutzbehörde wenden.
Für wen gilt die DSGO und wer ist für die Einhaltung ihrer Bestimmungen in Bezug auf Hochschulen verantwortlich?
Grundsätzlich gilt die DSGVO innerhalb einer Hochschule für jede einzelne Stelle (Einrichtung, Institut, Fakultät), die personenbezogene Daten verarbeitet.
Die Umsetzung des Datenschutzes bzw. die Kontrolle über die Einhaltung der DSGVO obliegt dem Verantwortlichen.
Im Hochschulgeschehen ist dies die Hochschule, in der Regel vertreten durch den Präsidenten bzw. der Präsidentin. Aber auch alle anderen Angehörigen sind an die Regelungen der DSGVO gebunden und sind verpflichtet, diese einzuhalten, sofern sie im Rahmen ihrer Tätigkeit personenbezogene Daten verarbeiten.
Dürfen Bilder von Personen veröffentlicht werden?
Wenn auf einem Bild eine Person abgelichtet ist, darf dieses ohne das vorausgehende Einverständnis der abgebildeten Person nicht veröffentlicht werden.
Eine Ausnahme ist gegeben, wenn die abgebildete Person lediglich beiläufig auf dem Bild erscheint, es also beispielsweise primär um ein Gebäude geht o.ä. und die Person zufällig auf dem Bild ist.
Zu raten ist jedoch, vorab immer das Einverständnis einzuholen, um eventuelle Streitigkeiten im Nachgang zu vermeiden.
Dürfen Studierendendaten innerhalb der Hochschule weitergeleitet werden?
Immer sollte der Grundsatz der Datenminimierung eingehalten und berücksichtig werden. Das bedeutet, dass nur so viele Daten wie zwingend erforderlich weitergeleitet werden dürfen.
Voraussetzung ist das Vorliegen eines Zwecks, der die Weiterleitung notwendig macht und einer Rechtsgrundlage. Diese kann beispielsweise in einer möglichen Einwilligung gesehen werden oder wenn andernfalls die Vertragserfüllung nicht möglich wäre. Vorzugswürdig wäre es, wenn die Abteilung, die die Daten benötigt, die Daten bei dem bzw. der Studierenden eigenständig erhebt und verarbeitet.
Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
Wie lange Dokumente aufbewahrt bzw. gespeichert werden müssen, hängt von den gesetzlich normierten Fristen ab. So können auch die Hochschulgesetze Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen.
Wie können personenbezogene Daten digital archiviert werden?
Die Archivierung stellt als Speicherungsprozess eine Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO dar, sodass diese nur zulässig ist, wenn eine entsprechende rechtliche Grundlage dafür vorliegt. Zudem müssen die weiteren gesetzlichen Vorgaben zu den Abläufen (Verarbeitungsverzeichnisse, Anonymisierung, Löschungsfristen etc.) und zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen (sogenannte TOM) beachtet werden.
Wie sind Studierendendaten aufzubewahren?
Studierendendaten müssen derart aufbewahrt werden, dass unbefugte Dritte nicht darauf zugreifen können. Handelt es sich um digitale Daten, sind diese beispielsweise zu verschlüsseln oder zumindest der PC passwortgeschützt sein. Handelt es sich um Dokumente in Papierform, sind diese sicher zu verwahren, beispielsweise durch die Lagerung in einem abschließbaren Schrank oder Raum.
Gibt es die Möglichkeit, personenbezogene Daten auch ohne Einwilligung zu verarbeiten?
Nicht immer bedarf es einer Einwilligung des Betroffenen, wenn seine personenbezogenen Daten erhoben werden. Gerade im Hochschulbereich ist die Verarbeitung zur Erledigung bestimmter Aufgaben zwingend notwendig, sodass dies im Rahmen der Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben bzw. zur Vertragserfüllung bereits als Rechtsgrundlage angesehen werden kann.
Es ist jedoch immer relevant, den Kontext der Datenverarbeitung zu fokussieren. Sollen beispielsweise Veranstaltungen aufgezeichnet werden, kommt es hier darauf an, ob Studierende mitaufgezeichnet werden oder nicht und ob die für die Erreichung des Zwecks notwendig ist oder nicht. Dies entscheidet sich immer bei näherer Betrachtung des Einzelfalls.
Wie lange dürfen Daten gespeichert werden?
Grundsätzlich dürfen Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist. Es gibt jedoch gesetzliche Ausnahmen, die eine längere Aufbewahrungsfrist notwendig machen.
Dürfen Lehrveranstaltungen aufgezeichnet werden?
Die Aufnahme von (Online-)Vorlesungen ist gemäß §§201 I Nr. 1, 201a StGB strafbar, wenn keine Einwilligung des Lehrenden und der Teilnehmenden vorliegt. Bei Lehrveranstaltungen handelt es sich um einen geschützte Bereich, in dem Beteilige nicht gezwungen werden sollen, auf die öffentliche Wirkung ihrer Beiträge zu achten.
Auch nach § 33 KUG ist die Veröffentlichung mitgeschnittener Onlinelehrveranstaltungen oder Screenshots ist strafbar, wenn keine Einwilligung vorliegt. Auch hier ist Sinn und Zweck der Strafbarkeit, dass die Lehrveranstaltung als geschützter und nicht öffentlicher Bereich anzusehen ist. Zudem soll das Recht am eigenen Bild soll geschützt werden.
- 106 UrhG ist ebenfalls als Straftatbestand ausgestaltet und stellt die Veröffentlichung bzw. die öffentliche Wiedergabe, das Vervielfältigen und das Verbreiten einer Aufnahme einer Lehrveranstaltung unter Strafe, wenn der Lehrende als Rechteinhaber nicht vorab eingewilligt hat. Der Lehrende ist Urheber seiner Präsentation und seiner Darstellung und soll frei bestimmen können, ob und wie Dritte Vortrag und Präsentation nutzen dürfen.
Es sind also das Mitschneiden, Speicher, Veröffentlichen von Online-Vorlesungen ohne vorherige Einwilligung strafrechtlich untersagt.
Weiterführende Links
Webseite des Datenschutzbeauftragten der HWR:
https://datenschutz.hwr-berlin.de/
Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie im Internetauftritt des Landesbeauftragten für den Datenschutz:
Haben Sie Fragen?
Bei Fragen oder Unsicherheiten stehen wir Ihnen als Lehrende zur Verfügung.
rechtsinformation-padll[at]hwr-berlin.de