Was ist die “Netiquette” für Videokonferenzen?

Reisst Euch mal zusammen! — HWR E-Learning Team vor der Einführung von Netiquette… (Foto: State Library of New South Wales)

Im wirklichen Leben gibt es bestimmte Verhaltens- oder “Benimm”-Regeln, die einen angemessenen Stil im Umgang miteinander sicherstellen. Man sollte – in verschiedenen Situationen – die passende “Etikette wahren”.

Ebenso gibt es eine Etikette im Netz (Netiquette), insbesondere nützlich erscheint jedem, der schon einmal gechattet hat, die Chatiquette. (Wenn sie nur ernster genommen würde).
Wie sieht es eigentlich bei einem Video-Telefonat oder einer Video-Konferenz aus?
Ich meine nicht das private Gespräch unter Freunden, sondern wenn es etwas Geschäftliches ist, zum Beispiel ein Vorstellungsgespräch oder eine Konferenz mit Kollegen und Vorgesetzten.
Man möchte ja einen professionellen Eindruck machen.

und danach…schon besser (oder wenigstens: ordentlicher)! (Foto: State Library of NSW)
Aus gegebenem Anlass habe ich neulich darüber nachgedacht, und mich ein wenig informiert.
Die Ergebnisse meiner Überlegungen und Recherchen möchte ich hier mit Euch teilen.
 

 

Vor der Konferenz

 

Technisches...
Die Teilnehmer müssen wissen welche Software genutzt wird. Es ist keine Schande rechtzeitig per E-mail danach zu fragen. Denn man sollte es mindestens ein oder zwei mal vorher ausprobiert haben.
Auch Kamera und Mikrofon sollten unter den Ernstfall-Bedingungen getestet sein.
Bildausschnitt und Kameraeinstellungen
Der Raum und Bild-Hintergrund sollten gut gewählt sein [http://www.youtube.com/watch?v=iKCOnpaP2eE]
Der Raum muss hell genug für die eigene Webcam sein. Notfalls eine weitere Lampe anschalten. Es dürfen aber keine Schatten zu sehen sein. Am besten, man überprüft das einmal zu oft als zu wenig.
Die Kamera nicht zu sehr von oben oder unten, sondern am besten natürlich auf Augenhöhe des Gegenübers.
Der Hintergrund sollte professionell neutral sein und nicht ablenken, also das Porträt der lieben Oma Bärbel kurz abhängen.
Was zieht man an?
Man sollte sich der Situation angemessen anziehen, so als ob man sich real zusammensetzen würde. Achtung: Dies gilt aber nicht nur für den sichtbaren Bereich der Kamera! Denn auch man selbst fühlt sich professioneller, wenn man gut angezogen ist, und dies beeinflusst auch den Eindruck, den man bei den anderen hinterlässt.
Pünktlichkeit
Man sollte, wie im wirklichen Leben, nicht zu spät kommen. Daher heißt es rechtzeitig aufstehen, frühstücken und sich vorbereiten. Schließlich muss man einen guten
Eindruck hinterlassen. (Viele Programme können Videokonferenzen aufzeichnen, zum Teil wird das als Protokoll-Ersatz genutzt, oder für eine andere interne Verwendung).
Besonders gemein ist es, dass es so viele verschiedene Zeitzonen auf der Welt gibt, die keinesfalls als Ausrede herhalten können. Internationale Videokonferenzen kommen daher wohl immer für irgendeinen Teilnehmer zur Unzeit.
Inhaltliche Vorbereitung
Ein geschäftliches Gespräch ist kein lockerer Chat mit Freunden. Eine gute inhaltliche Vorbereitung hat noch keinem geschadet und zeigt Respekt vor der Zeit der Teilnehmer. Manchmal weiß man ungefähr, was einen erwartet, zum Beispiel bei einem Vorstellungsgespräch. Ansonsten sollte man im Zweifelsfall vielleicht einfach vorher per E-mail nachfragen, ob es eine Agenda mit Themen gibt, die besprochen werden sollen.

 

Während der Konferenz

 

Wissen wer der Chef  ist
Selten sind alle Teilnehmer einer Konferenz gleichberechtigt. Oft gibt es einen Moderator oder einen Chef. Dieser bestimmt Anfang und Ende der Konferenz. Auch bestimmte Verhaltensregeln werden durch ihn definiert. Wenn er beispielsweise aus dem angloamerikanischen Raum kommt, wird er die Teilnehmer vielleicht mit dem Vornamen ansprechen. Da muss man sich dann – wie im wirklichen Leben – vorbereiten und anpassen.
Tonfall
Der Tonfall muss angemessen und respektvoll gegenüber allen Teilnehmern sein, man muss deutlich und nicht zu schnell sprechen. Den anderen immer ausreden lassen.
Blickkontakt und Aufmerksamkeit
Ein guter Blickkontakt und aktives Zuhören (immer Nicken, egal was der andere sagt) vermittelt dem anderen das Gefühl, ernst genommen zu werden. Ideal wäre es wohl,
gelegentlich kurz in die Kamera zu gucken. Viele Programme bieten die Möglichkeit sich selbst in einem kleinen Vorschaubild in der Ecke zu betrachten. Wenn man das
bevorzugt, sollte man sein Vorschaubild, falls möglich, in die Nähe der Kamera ziehen. Das fällt dann weniger auf. (Styling aber vor der Konferenz!)
Do´s and Dont´s
Wenn man an seinem Schreibtisch zu Hause sitzt, fühlt man sich natürlich wie zu Hause. Daher ist es besonders wichtig, sich zusammenzureißen, damit man genauso eine Körperhaltung annimmt wie man es auch im echten Meeting tun würde. Und damit man keine Gesten und Bewegungen macht, die man auch sonst vermeiden würde (Nase putzen, das Gesicht mit den Händen abstützen etc.). Auch Snacks und Getränke sollte man lieber vermeiden. “Aber ein kleiner Kaffee wird doch wohl noch erlaubt sein?” Nein! Das Risiko ist, dass man durch Schlürfgeräusche ablenkt und dem Gegenüber den Eindruck vermittelt, dass die Gemütlichkeit wichtiger ist als der Gesprächsinhalt. Nichts darf die Aufmerksamkeit ablenken. Wenn man doch mal länger selbst sprechen muss, ist es natürlich okay, kurz, pragmatisch und ohne Genuss an einem Glas Wasser zu nippen.
Zuletzt: Störungen vermeiden!
Es versteht sich von selbst, dass Telefone und Türklingel ausgeschaltet sein müssen. Eventuell vorhandene Haustiere (oder Verwandte) sind aus dem Raum zu entfernen.
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